Wie werden Fahrgemeinschaften steuerlich behandelt

Waren Sie Teilnehmer einer Fahrgemeinschaft, ist die Entfernungspauschale für die Mitfahrer grundsätzlich auf den Höchstbetrag von 4.500 Euro begrenzt. Die Begrenzung greift jedoch nicht für die Tage, an denen Sie Ihren eigenen Pkw eingesetzt haben.

Machen Sie deshalb die entsprechenden Angaben jeweils separat für die Tage, an denen Sie mit dem eigenen Pkw gefahren sind und für die Tage, an denen Sie mitgenommen wurden. Für die Ermittlung der Entfernung gilt Folgendes: Jeder Teilnehmer der Fahrgemeinschaft trägt als Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte / Sammelpunkt / weiträumigem Tätigkeitsgebiet seine kürzeste benutzbare Straßenverbindung ein; Umwege zum Abholen der Mitfahrer werden nicht berücksichtigt.

Sonderregelung für Ehegatten / Lebenspartner:
Ehegatten / Lebenspartnern, die gemeinsam zur Arbeit fahren, steht die Entfernungspauschale jedem Ehegatten / Lebenspartner einzeln zu. Das gilt selbst dann, wenn sie beim gleichen Arbeitgeber beschäftigt sind.

(2021): Wie werden Fahrgemeinschaften steuerlich behandelt

Was ist die Entfernungspauschale?

Für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können Sie eine Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) als Werbungskosten absetzen, unabhängig von der Art, wie Sie zur ersten Tätigkeitsstätte gelangen. Diese Pauschale beträgt 30 Cent für jeden vollen Entfernungskilometer bzw. 35 Cent ab dem 21. Entfernungskilometer.

Für die Bestimmung der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung maßgebend. Auch hier spielt es keine Rolle, welches Verkehrsmittel Sie tatsächlich genutzt haben. Bei Benutzung eines Kraftfahrzeugs kann eine andere als die kürzeste Straßenverbindung eingetragen werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und von Ihnen regelmäßig für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wurde.

Beachten Sie, dass nur der einfache und kürzeste Weg zum Arbeitsort als Werbungskosten berücksichtigt wird. Also nicht die Hin- und Rückfahrt, und auch nicht mehrfache Fahrten pro Tag.

Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro begrenzt. Doch bei Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagens (z. B. Firmenwagen), gilt der Höchstbetrag als 4.500 Euro nicht.

Die Entfernungspauschale kann für die Wege zur ersten Tätigkeitsstätte für jeden Arbeitstag nur einmal angesetzt werden, selbst dann, wenn Sie den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mehrmals je Arbeitstag zurücklegen.

(2021): Was ist die Entfernungspauschale?

Bekomme ich auch die Entfernungspauschale, wenn ich einen Firmenwagen nutze?

Sie können die Entfernungspauschale auch dann erhalten, wenn Sie einen Firmenwagen für den Weg zur Arbeit nutzen. Dabei müssen Sie jedoch folgende Besonderheiten beachten:

Für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen Sie zusätzlich zum privaten Nutzungswert von 1 Prozent des Listenpreises einen Zuschlagswert versteuern. Dieser beträgt für Fahrten zur Arbeit monatlich 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer.

Im Gegenzug dürfen Sie dann wie jeder Arbeitnehmer die Entfernungspauschale von 0,30 Euro / 0,35 Euro pro Entfernungskilometer als Werbungskosten geltend machen. Versteuert Ihr Arbeitgeber jedoch den steuerpflichtigen Nutzungswert für den Firmenwagen pauschal mit 15 Prozent, müssen Sie den monatlich pauschal versteuerten Betrag von Ihren Werbungskosten abziehen und können nur noch den Rest als Werbungskosten abziehen.

(2021): Bekomme ich auch die Entfernungspauschale, wenn ich einen Firmenwagen nutze?

Welche Strecke ist für die Entfernungskilometer maßgebend?

Maßgebend für die Entfernung ist die kürzeste benutzbare Straßenverbindung zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer Arbeitsstätte.Maßgebend ist nicht die "regelmäßige Arbeitsstätte" maßgebend, sondern die so genannte "erste Tätigkeitsstätte" - ein kleiner, aber mitunter feiner Unterschied.

Sollten Sie regelmäßig eine offensichtlich verkehrsgünstigere, aber längere Strecke nutzen, ist das Finanzamt auch damit meistens einverstanden. Verkehrsgünstiger ist eine Verbindung, wenn Sie Ihre Arbeitsstelle schneller und pünktlicher erreichen als über die kürzeste Strecke.

Viele Finanzämter wollen eine längere Strecke nur dann akzeptieren, wenn die Zeitersparnis mindestens 20 Minuten pro Fahrt beträgt. Aber diese Bedingung ist kein Kriterium dafür, eine längere Wegstrecke abzulehnen. Vielmehr muss eine zeitliche Ersparnis im Verhältnis zur Gesamtdauer der Fahrt gesehen werden (BFH-Urteil vom 16.11.2011, BStBl. 2012 II S. 520). Das bedeutet:

• Die Fahrzeitersparnis sollte mindestens 10 % der für die kürzeste Verbindung benötigten Fahrzeit betragen.
• Eine Strecke kann - außer der Zeitersparnis - auch dann "offensichtlich verkehrsgünstiger" sein als die kürzeste Verbindung, wenn die längere Route bessere Straßen, weniger Ampeln, weniger Ortsdurchfahrten, weniger Verkehr usw. enthält. Deshalb kann eine "offensichtlich verkehrsgünstigere" Straßenverbindung auch vorliegen, wenn nur eine geringe oder gar keine Zeitersparnis zu erwarten ist, sich die Strecke jedoch aufgrund anderer Umstände als verkehrsgünstiger erweist als die kürzeste Verbindung.

Tipp: Fahren Sie eine weitere Strecke bzw. eine Umwegstrecke aus gesundheitlichen Gründen, weil Sie beispielsweise wegen Höhenangst nicht über eine Hochbrücke fahren können, muss das Finanzamt auch diese Strecke akzeptieren. Die Fahrtkosten sind allerdings nicht als außergewöhnliche Belastungen absetzbar, selbst wenn der Amtsarzt die Angstzustände attestiert hat (FG Hamburg vom 24.3.2003, II 61/02).

Sollten Sie mehrere Verkehrsmittel für Ihren Arbeitsweg nutzen (Fahrrad plus öffentliche Verkehrsmittel), wird immer die kürzeste Straßenverbindung zur Ermittlung der Pauschale herangezogen. Gefahrene Mehrkilometer werden in diesem Fall nicht berücksichtigt. Außerdem werden nur volle Kilometer berücksichtigt, angefangene Kilometer leider nicht.

Auch wenn Sie berufsbedingt mehrmals pro Tag eine Fahrt zu Ihrer Arbeitsstelle unternehmen müssen, können Sie die Entfernungspauschale nur einmal pro Tag in Anspruch nehmen. Auch Fahrten zu einem Mittagessen sind nicht absetzbar, da diese Fahrten in den Bereich der privaten Lebensführung fallen.

Zur Entlastung der Fernpendler wiurde die Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel angehoben, und zwar

• ab dem 1.1.2021 um 5 Cent auf 35 Cent,
• ab dem 1.1.2024 um weitere 3 Cent auf 38 Cent.

Die Anhebung soll vorerst befristet sein bis zum 31. Dezember 2026.

(2021): Welche Strecke ist für die Entfernungskilometer maßgebend?

Was ist die Nichtaufgriffsgrenze?

Viele Finanzbeamte werden vielleicht bestreiten, dass es sie gibt. Und der Steuerzahler kann sich auch nicht darauf verlassen, dass er davon profitieren kann, denn einen Rechtsanspruch auf die Nichtaufgriffsgrenze gibt es nicht.

Nichtaufgriffsgrenzen sind Angaben – in der Regel Kleinbeträge – in der Steuererklärung, bei der Finanzbeamte meist nicht so genau hinschauen und diese ohne Belege akzeptieren.

Hier einige Beispiele:

• Arbeitstage für Entfernungspauschale: Bei einer 5-Tage-Woche können Sie 230 Arbeitstage pro Jahr und bei einer 6-Tage-Woche 280 Tage angeben.
• Arbeitsmittel: In der Regel können Sie Kosten bis zu 110 Euro für die Anschaffung und Pflege von Arbeitsmitteln (Kauf und Reinigung von Berufskleidung) ohne Belege in Ihrer Steuererklärung angeben.

(2021): Was ist die Nichtaufgriffsgrenze?

Wie ist die erste Tätigkeitsstätte definiert?

Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der Sie vom Arbeitgeber dauerhaft zugeordnet sind.

Die dauerhafte Zuordnung wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen des Arbeitgebers bestimmt. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn Sie unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten tätig werden sollen.

Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der Sie typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden sollen. Je Dienstverhältnis kann höchstens eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen.

(2021): Wie ist die erste Tätigkeitsstätte definiert?

Was ist bei Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte absetzbar?

Manche Arbeitnehmer haben keine "erste Tätigkeitsstätte" und müssen sich auf Weisung ihres Arbeitgebers dauerhaft an einem gleichbleibenden Treffpunkt (Sammelpunkt) einfinden. Von dort aus beginnen sie ihre Arbeit oder fahren zum Arbeitsort.

Solche Treffpunkte sind beispielsweise ein Parkplatz oder das Fahrzeugdepot bei Berufskraftfahrern, Reisebusfahrern, Linienbusfahrern, Straßenbahnführern, Taxifahrern, Lokomotivführern, Zugbegleitern usw., die ihr Fahrzeug stets am gleichen Ort übernehmen.

Was ist steuerlich absetzbar?

• Die Fahrten zwischen Wohnung und "Sammelpunkt" sind nur mit der Entfernungspauschale absetzbar.
• Trotz Entfernungspauschale können Sie dennoch Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzen. Denn mangels erster Tätigkeitsstätte sind Sie ja auswärts beruflich tätig. Es wird hier keine erste Tätigkeitsstätte fingiert, sondern nur die Anwendung der Entfernungspauschale vorgeschrieben. Hier gibt es keine Dreimonatsfrist, denn jede Fahrt gilt als neue Auswärtstätigkeit.

Aktuell wurde ab dem 1.1.2020 eine neue Reisepauschale für Berufskraftfahrer eingeführt: Sie können eine Übernachtungspauschale in Höhe von 8 EUR pro Kalendertag als Werbungskosten absetzen - und zwar zusätzlich zum "normalen" Verpflegungspauschbetrag. Dies gilt für den An- oder Abreisetag sowie jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden im Rahmen einer Auswärtstätigkeit im In- oder Ausland (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG, eingefügt durch das "Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften").

(2021): Was ist bei Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte absetzbar?

Wann sollte ich Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln nachweisen?

Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel, wie Bus, Bahn, Straßenbahn, können Sie ebenfalls die Entfernungspauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer geltend machen. Damit fahren Sie im Allgemeinen gut, denn die Kosten dürften meist niedriger sein. Falls jedoch die tatsächlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel auf das Kalenderjahr bezogen höher sind als die Entfernungspauschale, können Sie diese geltend machen. Der abzugsfähige Gesamtbetrag ist auf 4.500 Euro begrenzt.

(2021): Wann sollte ich Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln nachweisen?

Was ist ein Sammelpunkt?

Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor und bestimmt der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer sich dauerhaft - typischerweise arbeitstäglich - an einem festgelegten Ort einfinden soll (z. B. das Busdepot, der Betrieb des Arbeitgebers, ein Parkplatz), um von dort seine berufliche Tätigkeit aufzunehmen oder seine Einsatzorte aufzusuchen, werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt, d.h. lediglich mit der Entfernungspauschale berücksichtigt.

(2021): Was ist ein Sammelpunkt?

Was ist ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet?

Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausgeübt werden soll.

Soll der Arbeitnehmer (z. B. der Forstarbeiter) seine berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben, werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu dem nächstgelegenen Zugang des weiträumigen Tätigkeitsgebiets wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt, d.h. mit der Entfernungspauschale berücksichtigt. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten, ist die Entfernungspauschale bei diesen Fahrten nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zu dem nächstgelegenen Zugang anzuwenden.

Aufwendungen für Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets sowie für die zusätzlichen Kilometer bei Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang geben Sie bitte im Bereich "Reisekosten" ein. Anstelle der tatsächlich entstandenen Aufwendungen können pauschal für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge geltend gemacht werden:

• beim Pkw 30 Cent,
• bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen (z. B. Motorrad, Motorroller) 20 Cent.

(2021): Was ist ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet?

Was ist bei einem weiträumigen Arbeitsgebiet absetzbar?

Sind Sie in einem weiträumigen Arbeitsgebiet (z. B. Werks-, Messe-, Kasernen-, Flughafen-, Werftgelände) tätig, ist die Frage, ob das ganze Areal als "erste Tätigkeitsstätte" gilt oder ob Sie an mehreren Arbeitsstätten tätig sind und folglich eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Ab 2014 liegt ein weiträumiges Arbeitsgebiet vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers ausgeübt werden soll.

Was ist steuerlich absetzbar?

• Die nächstgelegene Einsatzstelle des weiträumigen Arbeitsgebietes gilt als "erste Tätigkeitsstätte". Die Fahrten dorthin sind mit der Entfernungspauschale (30 Cent je Entfernungskilometer) absetzbar.
• Alle weiteren Fahrten im weiträumigen Arbeitsgebiet sind mit der Dienstreisepauschale (30 Cent je Entfernungs- km) oder mit den tatsächlichen Kosten absetzbar oder können steuerfrei erstattet werden.
• Bei einer Abwesenheit ab 8 Stunden sind auch Verpflegungspauschbeträge absetzbar bzw. können steuerfrei erstattet werden - und zwar zeitlich unbegrenzt. Hier gilt die Dreimonatsfrist nicht!
• Falls die Fahrten mit einem Firmenwagen unternommen werden, muss für die Fahrten zur nächstgelegenen Einsatzstelle ein Zuschlagswert als Arbeitslohn versteuert werden (monatlich 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer). Für die übrigen Fahrten ist keine Versteuerung des Nutzungswertes erforderlich, aber auch kein Werbungskostenabzug möglich.

(2021): Was ist bei einem weiträumigen Arbeitsgebiet absetzbar?

Was versteht man unter "Sammelbeförderung"?

Wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt zur ersten Tätigkeitsstätte / zum Sammelpunkt / zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet befördert wurden (Sammelbeförderung), können Sie für die Strecke der Sammelbeförderung keine Entfernungspauschale geltend machen.

Haben Sie jedoch für die Sammelbeförderung ein Entgelt an den Arbeitgeber entrichtet, tragen Sie bitte die Aufwendungen im Bereich "Sonstige Werbungskosten" ein.

(2021): Was versteht man unter "Sammelbeförderung"?

Kann ich Fahrten einer „Sammelbeförderung“ absetzen?

Eine Sammelbeförderung liegt vor, wenn Ihnen von Ihrem Arbeitgeber für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird oder wenn Sie zum Beispiel mit einem Bus gefahren werden. Ob Sie für diese Fahrten Werbungskosten ansetzen können, hängt davon ab, ob Ihnen tatsächlich Kosten entstanden sind oder ob die Fahrten für Sie kostenfrei erfolgten. Mussten Sie keine Zuzahlungen leisten, steht Ihnen auch keine Entfernungspauschale zu.

Mussten Sie für die Sammelbeförderung einen Kostenanteil selbst tragen, können Sie diesen Betrag mit Nachweis geltend machen. Die Entfernungspauschale steht Ihnen hier nicht zu.

(2021): Kann ich Fahrten einer „Sammelbeförderung“ absetzen?

Können Fährkosten steuerlich geltend gemacht werden?

Bei Arbeitnehmern, die für die Fahrt zur Arbeit eine Fährverbindung nutzen, darf die Fahrtstrecke der Fähre nicht in die Entfernung mit einbezogen werden. Für diese Strecke kann also nicht die Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Dafür aber sind die Kosten der Fähre zusätzlich in voller Höhe als Werbungskosten absetzbar. Tragen Sie diese Ausgaben in der Anlage N unter "weitere Werbungskosten" ein.

(2021): Können Fährkosten steuerlich geltend gemacht werden?

Wie können Fährkosten steuerlich geltend gemacht werden?

Bei Arbeitnehmern, die für die Fahrt zur Arbeit eine Fährverbindung nutzen, darf die Fahrtstrecke der Fähre nicht in die Entfernung mit einbezogen werden. Für diese Strecke kann also nicht die Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Dafür aber sind die Kosten der Fähre zusätzlich in voller Höhe als Werbungskosten absetzbar. Tragen Sie diese Ausgaben in der Anlage N unter "weitere Werbungskosten" ein.

(2021): Wie können Fährkosten steuerlich geltend gemacht werden?

Wie können Flugkosten steuerlich geltend gemacht werden?

Wird der Arbeitsweg mit dem Flugzeug zurückgelegt, müssen Sie für die Berechnung der Fahrtkosten wie folgt vorgehen:

• Für die Entfernungspauschale machen Sie die Entfernung zwischen dem Wohnort und dem Start-Flughafen plus der Entfernung zwischen dem Zielflughafen und der Arbeitsstätte geltend.
• Zusätzlich können Sie die Ausgaben für Ihre Flugtickets in der Steuererklärung angeben.

(2021): Wie können Flugkosten steuerlich geltend gemacht werden?

Sind auch Autobahngebühren absetzbar?

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind mit der Entfernungspauschale steuerlich absetzbar. 2014 ist der frühere Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" durch die "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt worden. Die Entfernungspauschale steht Ihnen unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel zu. Mit der Entfernungspauschale sind sämtliche Aufwendungen abgegolten, die durch die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte veranlasst sind.

Mautgebühren für die Benutzung der Autobahn oder eines Tunnels sind ebenfalls mit der Entfernungspauschale abgegolten und nicht zusätzlich absetzbar. Für die Berechnung der Entfernungspauschale muss die kürzeste Straßenverbindung auch dann zugrunde gelegt werden, wenn diese mautpflichtig ist (BFH-Urteil vom 24.9.2013, VI R 20/13).

(2021): Sind auch Autobahngebühren absetzbar?