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Welche Kosten kann ich absetzen?

Beim Kauf neuer Arbeitsmittel können Sie neben den reinen Anschaffungskosten auch folgende Aufwendungen absetzen:

  • die Mehrwertsteuer,
  • Kosten für Porto und Verpackung sowie
  • Fahrtkosten (Fahrten zum Kauf und um sich vor dem Kauf zu informieren).

Sofortabschreibung: Liegen die Anschaffungskosten nicht über der Grenze von 800 Euro (ohne MwSt.) oder 952 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) können Sie Ihre Ausgaben in voller Höhe im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten absetzen.

Absetzung für Abnutzung (AfA): Betragen die Anschaffungskosten mehr als 800 Euro (ohne MwSt.) oder 952 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) müssen Sie die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen. Sie können dann nur die Jahresabschreibung (AfA) als Werbungskosten geltend machen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Abschreibung im Jahr der Anschaffung monatsgenau angeben. Es gilt hier der Zeitpunkt der Lieferung.

Beispiele für Zeiträume, in denen ein Arbeitsmittel abzuschreiben ist:

  • Büromöbel: 13 Jahre
  • Schreibmaschine: 9 Jahre
  • Telefoneinrichtung: 8 Jahre
  • Faxgeräte: 6 Jahre
  • PKW: 6 Jahre
  • Reißwolf: 8 Jahre

Die Dauer der Abschreibung wird in den sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt.

Wenn Sie mehrere Geräte kaufen, gilt die 800 Euro-Grenze für jedes Gerät einzeln, wenn es selbstständig nutzbar ist.

Tipp

Können Sie für den Kauf bestimmter Arbeitsmittel keinen Nachweis erbringen, können Sie auf die Nichtbeanstandungsgrenze in Höhe von 110 Euro hoffen. Bis zu diesem Betrag verzichtet das Finanzamt im Allgemeinen auf die Vorlage von Belegen. Sie sollten in diesem Fall aber die Arbeitsmittel trotzdem konkret mit den Anschaffungspreisen benennen. Darauf haben Sie jedoch keinen Rechtsanspruch!

Übrigens können Sie nicht nur Arbeitsmittel von der Steuer absetzen, die Sie neu erworben haben. Auch den Kauf gebrauchter Artikel können Sie als Werbungskosten geltend machen. Sie müssen aber auch hier den Kauf nachweisen, gerade wenn Sie die Ware von einer Privatperson erworben haben, genügt eine Quittung als Nachweis. Es gilt auch beim Kauf gebrauchter Artikel die 800 Euro-Grenze.

Auch Gegenstände, die man Ihnen schenkt oder die Sie geerbt haben, können Sie absetzen, wenn Sie diese für berufliche Zwecke nutzen. Sie können ab diesem Zeitpunkt den Betrag absetzen, den der Schenker bzw. Erblasser hätte absetzen können, wenn er den Gegenstand beruflich genutzt hätte. Ausschlaggebend ist der Restwert des Gegenstandes zum Zeitpunkt der beruflichen Nutzung.

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Aktuell: Seit dem 1.1.2021 gibt es eine besonders vorteilhafte Neuregelung für Computer aller Art und für Software: Das Bundesfinanzministerium legt äußerst großzügig fest, dass die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer generell ein Jahr beträgt.

Das bedeutet: Die Anschaffungskosten von Computern und Software können nun immer - unabhängig von der Höhe - im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden (BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013).

Welche Kosten kann ich absetzen?



Wie kann ich Arbeitsmittel abschreiben?

Wenn Sie für ein Arbeitsmittel mehr als 800 Euro (ohne Mehrwertsteuer) oder 952 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) ausgeben, müssen Sie die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen, d.h. abschreiben. In jedem Jahr können Sie dann nur die jeweilige Absetzung für Abnutzung (AfA) als Werbungskosten geltend machen. Arbeitnehmer nutzen hierfür die lineare Abschreibung. Die Dauer der Abschreibung wird in den sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt.

Abschreibungsdauer verschiedener Arbeitsmittel:

  • Mobilfunkendgeräte: 5 Jahre
  • Foto-, Film-, Video- und Audiogeräte: 7 Jahre
  • Schreibmaschinen: 9 Jahre
  • Büromöbel: 13 Jahre
  • Tresore: 23 Jahre
  • Personenkraftwagen: 6 Jahre

Für das Jahr, in dem Sie das Arbeitsmittel gekauft haben, ist der errechnete AfA-Betrag nur monatsgenau absetzbar. Für jeden Monat ein Zwölftel.

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Aktuell: Seit dem 1.1.2021 gibt es eine besonders vorteilhafte Neuregelung für Computer aller Art und für Software: Das Bundesfinanzministerium legt äußerst großzügig fest, dass die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer generell ein Jahr beträgt. Das bedeutet: Die Anschaffungskosten von Computern und Software können nun immer - unabhängig von der Höhe - im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden (BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013).

Wie kann ich Arbeitsmittel abschreiben?



Wie kann ich Berufskleidung als Arbeitsmittel absetzen?

Aufwendungen für Berufskleidung können Sie von der Steuer absetzen. Dabei müssen Sie beachten, dass nicht jede Kleidung, die Sie während der Ausübung Ihres Berufes tragen, auch Berufskleidung ist. Können Sie die Kleidung nämlich auch außerhalb Ihrer Arbeit tragen, handelt es sich steuerlich nicht um Berufskleidung. Sobald eine private Nutzung des Kleidungsstücks möglich ist (wie bei Alltagskleidung), können Sie die Aufwendungen nicht als Werbungskosten absetzen.

Bei Berufskleidung muss es sich vielmehr um typische Arbeitskleidung handeln, die aufgrund ihrer Beschaffenheit und ihrer Eigenart zur beruflichen Verwendung bestimmt und notwendig ist.

Beispielsweise wird folgende Berufskleidung anerkannt:

  • Schutzbekleidung jeder Art (z. B. Arbeitskittel, Labormäntel, Arbeitsschuhe, Arbeitsstiefel, Sicherheitsschuhe),
  • Uniformen und Dienstkleidung mit Dienstabzeichen,
  • Amtstrachten (Richter, Staatsanwälte, Rechtsanwälte, Geistliche)
  • Sportkleidung bei Sportlehrern
  • farblich vorgeschriebene Anzüge und Kostüme bei Mitarbeitern einer Fluggesellschaft,
  • weiße Berufskleidung bei Ärzten,

Steuerlich absetzen können Sie die tatsächlich nachgewiesenen Anschaffungskosten. Wenn die Voraussetzung für die Absetzbarkeit der Arbeitskleidung gegeben ist, können Sie auch die Reinigungskosten geltend machen.

Schwarze Anzüge und andere Dienstkleidung

In früheren Urteilen hat der Bundesfinanzhof beispielsweise folgende bürgerliche Kleidung als Berufskleidung anerkannt: schwarzer Anzug bei einem Leichenbestatter (BFH-Urteil Urteil vom 30.9.1970, I R 33/69), schwarzer Anzug und schwarze Hosen bei einem Oberkellner (BFH-Urteil vom 9.3.1979, VI R 171/77), schwarzer Anzug bei einem katholischen Geistlichen (BFH-Urteil vom 10.11.1989, VI R 159/86).

Nunmehr hat der Bundesfinanzhof seine bisherige Rechtsauffassung aber geändert und einen schwarzen Anzug bei einem Trauerredner nicht mehr als Berufskleidung anerkannt. Das Urteil wird auch weitere Berufsgruppen betreffen. Ein schwarzer Anzug, der sich in keiner Weise von dem unterscheidet, was ein großer Teil der Bevölkerung als festliche Kleidung zu besonderen Anlässen trägt, sei keine typische Berufskleidung. Die Kleidung könne jederzeit zu privaten feierlichen Anlässen verwendet werden. Dies gelte für alle Berufe, daher auch für bestimmte Berufsgruppen wie Trauerredner, Leichenbestatter, katholische Geistliche und Oberkellner (BFH-Urteil vom 16.3.2022, VIII R 33/18).

Waschen Sie Ihre Berufskleidung selbst, können Sie die Kosten dafür schätzen. Für die Reinigung von Berufsbekleidung erkennt der Fiskus und die Rechtsprechung den Ansatz der Erfahrungswerte der Verbraucherverbände an (Urteil des Finanzgericht Baden-Württemberg, 3 K 202/04).  Die Arbeitsgemeinschaft der Verbraucherverbände e.V., Bonn hat dafür die Kosten für einen Waschgang ermitteln lassen, bezogen auf jeweils ein kg Wäsche (Stand Dez 2002):

Um aus der Tabelle die anteiligen Jahreskosten für die Pflege der "typischen Berufskleidung" zu errechnen, sind die obigen Beträge (Euro/kg) in der jeweiligen Behandlungsart mit der pro Jahr anfallenden Menge (kg) an zu reinigender typischer Berufskleidung zu multiplizieren. Beispiel: Als Alleinstehender kommen Sie bei 40 Waschgängen im Jahr bei jeweils 3 kg Kochwäsche mit 0,77 Euro und 2 kg pflegeleichter Wäsche zu 0,88 Euro auf insgesamt 163 Euro absetzbare Reinigungskosten (92,40 Euro plus 70,40 Euro).

Wichtig: In der Durchschnittsrechnung wurden der Anschaffungspreis der Waschmaschine, eine Instandhaltungspauschale sowie Betriebskosten wie Strom, Wasser und Waschmittel berücksichtigt. Der Ansatz einer Jahrespauschale für Reinigungskosten ist laut BFH nicht zulässig.

Wie kann ich Berufskleidung als Arbeitsmittel absetzen?



Wie kann ich einen Computer von der Steuer absetzen?

Wenn Sie Ihren heimischen Computer nicht nur privat, sondern auch beruflich nutzen, können Sie die damit verbundenen Kosten anteilig als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Im Falle des Computers gilt die Zehn-Prozent-Grenze nicht, wonach ein Gegenstand nur dann als Arbeitsmittel anerkannt wird, wenn es mindestens zu 90 Prozent beruflich genutzt wird. In welcher Höhe Sie die Kosten für den PC absetzen können, hängt vielmehr von der tatsächlichen Nutzungsdauer für berufliche und private Zwecke ab.

Beispiel

Sie nutzen Ihren Computer wöchentlich sechs Stunden beruflich und vier Stunden privat. Dann sind 60 Prozent der Aufwendungen für Ihren PC samt Peripheriegeräten absetzbar.

Wenn Sie eine fast ausschließliche berufliche Nutzung des PC (mind. 90 Prozent) glaubhaft machen, können Sie sogar die kompletten Kosten ansetzen. Ist ein Nachweis schwer oder gar nicht möglich, wird der Anteil der beruflichen Nutzung auf 50 Prozent geschätzt, d.h. Sie können die Hälfte der Kosten absetzen. Ein Computer wird privat mitbenutzt, wenn Sie dort Ihren privaten Schriftverkehr erledigen, Ihr Online-Banking dort betreiben oder spielen. Beispiele für eine berufliche Nutzung eines Computers sind die Erledigung beruflicher Aufgaben zu Hause (auch Rechercheaufgaben), der Erwerb von notwendigem EDV-Grundwissen, Fortbildungen oder auch die Erstellung von Bewerbungsschreiben.

Bei der Erstanschaffung müssen Sie alle Computerkomponenten, die zum Betrieb des PC erforderlich sind, zusammenfassen und gemeinsam über die Nutzungsdauer abschreiben, wenn die Anschaffungskosten über der Grenze von 800 Euro (ohne Mehrwertsteuer) oder 952 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) lagen. Rechner, Monitor, Tastatur und Maus stellen ein einheitliches, selbständig nutzbares Wirtschaftsgut "Computer" dar. Die Abschreibungsdauer für Computer, Notebooks und Peripheriegeräte beträgt drei Jahre. Eine Ausnahme bilden Geräte, die auch selbständig nutzbar sind, wie so genannte All-in-one-Geräte, die gleichzeitig Drucker, Fax, Kopierer und Scanner sind. Liegt der Anschaffungspreis unter der 800-Euro-Grenze, können Sie die gesamten Kosten sofort absetzen.

Berufsbezogene Anwenderprogramme und Systemsoftware mit Anschaffungskosten bis maximal 800 Euro (ohne MwSt.) können Sie in voller Höhe sofort als Werbungskosten absetzen. Sollte ein Programm teurer sein, müssen Sie die Anschaffungskosten über die Jahre der voraussichtlichen Nutzung verteilen, d. h. "abschreiben". Die Nutzungs- und Abschreibungsdauer beträgt drei Jahre. Beachten Sie besonders bei der Anschaffung von berufsbezogener Software, dass diese auch dann als Werbungskosten absetzbar sein kann, wenn der Computer nicht anerkannt wird. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Computerbestandteile hinzukaufen, müssen Sie die Kosten dem Restwert des PC hinzurechnen und die Summe auf die verbleibende Restnutzungsdauer verteilen. Sollte Ihr Computer bereits abgeschrieben sein, sollten Sie die Kosten vollständig absetzen, wenn der Kaufpreis nicht mehr als 800 Euro netto beträgt. Ansonsten können Sie die Geräte oder die Software auch gesondert abschreiben. Ersetzen Sie vorhandene durch neue Komponenten, können Sie die Anschaffungskosten als Erhaltungsaufwand in voller Höhe und unabhängig vom Kaufpreis im Jahr des Kaufs sofort absetzen.

Tipp

Neben Computer, Software und Peripheriegeräten sind auch Aufwendungen für Computer-Zubehör wie Druckerpapier, Tonerkartuschen, Druckerpatronen, CD/DVD-Rohlinge, USB-Stick, Kabel oder Batterien absetzbar.

Die Dauer der Abschreibung wird in den so genannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt.

 

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Aktuell: Seit dem 1.1.2021 gibt es eine besonders vorteilhafte Neuregelung für Computer aller Art und für Software: Das Bundesfinanzministerium legt äußerst großzügig fest, dass die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer generell ein Jahr beträgt. Das bedeutet: Die Anschaffungskosten von Computern und Software können nun immer - unabhängig von der Höhe - im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden (BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013).

Wie kann ich einen Computer von der Steuer absetzen?



Wann kann ich Fachliteratur absetzen?

Nutzen Sie für die Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit Fachliteratur, können Sie die Ausgaben für Bücher, Zeitschriften und Zeitungen absetzen. Ohne Probleme anerkannt werden Fachbücher, deren eindeutiger Titel bereits auf die berufliche Verwendung hinweist.

Bei allgemeinbildenden Büchern wird der Nachweis der beruflichen Nutzung schwerer. Sie sollten jedoch wissen, dass eine Ablehnung von Seiten des Finanzamtes mit der Begründung, es handele sich nicht um ein Fachbuch, nicht ausreicht. Im Vordergrund steht die tatsächliche Verwendung des Buches. Sie müssen dem Finanzbeamten also nachweisen, dass Sie das Buch beruflich nutzen. Auch Zeitschriften können Sie als Fachliteratur (Fachmagazin, Fachmagazine, Fachzeitschrift) absetzen, wenn es sich dabei um Fachzeitschriften handelt, die berufsbezogene Informationen vermitteln.

Die Absetzbarkeit von Zeitschriften wird dadurch erschwert, dass viele Zeitschriften ein weites Themenspektrum abdecken und nicht ausschließlich berufsbezogene Informationen liefern. In solchen Fällen werden die Zeitschriften nicht anerkannt. Ein ähnliches Problem stellt die Absetzbarkeit von Zeitungen dar.

Typische Tageszeitungen können Sie aufgrund ihres umfangreichen Themenspektrums nicht absetzen. Nicht typische Tageszeitungen, wie das Handelsblatt, können Sie dagegen von der Steuer absetzen, wenn Sie eine überwiegend berufliche Nutzung nachweisen können. Natürlich müssen Sie auch die Aufwendungen für Fachliteratur nachweisen. Haben Sie die entsprechenden Belege nicht gesammelt, können Sie ohne Nachweis den Betrag von 110 Euro eintragen.

Dies ist jedoch kein Pauschbetrag, auf den Sie einen Rechtsanspruch haben, sondern lediglich eine Nichtbeanstandungsgrenze. Bis zu diesem Betrag sollen die Finanzbeamten auf Belege verzichten. Die Nichtbeanstandungsgrenze gilt jedoch für Arbeitsmittel im Allgemeinen. Haben Sie also die 110 Euro bereits bei der Arbeitskleidung genutzt, bleibt ein Nachweis der Aufwendungen für Fachliteratur nötig.

Wann kann ich Fachliteratur absetzen?



Was kann ich als Arbeitsmittel absetzen?

Als Arbeitsmittel können Sie Gegenstände von der Steuer absetzen, die Sie so gut wie ausschließlich für berufliche oder wenn Sie selbständig sind - für betriebliche Zwecke - nutzen. Die Kosten können Sie als Werbungskosten bzw. als Betriebsausgaben geltend machen. Nicht immer werden alle Arbeitsmittel vom Finanzamt anerkannt. Je spezieller ein Arbeitsmittel, desto höher die Chance, dass es anerkannt wird.

Dabei hängt es von Ihrem Beruf und dem Arbeitsmittel ab, ob Sie es von der Steuer absetzen können. Die Bedingung, dass Sie ein Arbeitsmittel so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen, erfüllen Sie bei einer beruflichen Nutzung von mindestens 90 Prozent. Dann dürfen Sie das Arbeitsmittel in vollem Umfang als Werbungskosten absetzen.

Bis 2009 galt grundsätzlich das Alles-oder-Nichts-Prinzip: Entweder wurden die Kosten in vollem Umfang oder gar nicht anerkannt. Eine Aufteilung der Kosten entsprechend der Nutzung zu beruflichen Zwecken - z. B. 70 % - war nicht zulässig. Aber das Aufteilungs- und Abzugsverbot nach § 12 Nr. 1 EStG hat der Bundesfinanzhof im September 2009 aufgehoben. Der Große Senat des BFH ist nämlich nach genauerer Überprüfung zu der Erkenntnis gelangt, dass er sich rund 30 Jahre lang geirrt hat und das Aufteilungs- und Abzugsverbot sich überhaupt nicht aus dem Gesetz (§ 12 Nr. 1 EStG) herleiten lässt.

Damit ist nun heute in vielen Fällen eine Kostenaufteilung von Aufwendungen möglich, die früher genau mit diesem - falschen - Argument verweigert wurde. Die Kosten können nach objektiven Maßstäben aufgeteilt werden, wenn die beruflichen Nutzungsanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind (BFH-Urteil vom 21.9.2009, GrS 1/06, BStBl. 2010 II S. 672).

Folgende Gegenstände (Beispiele) können Sie je nach Berufsgruppe als Werbungskosten absetzen:

  • Typische Berufskleidung
  • Computer und Programme
  • Fachliteratur (Fachmagazin, Fachmagazine, Fachzeitschrift, Fachzeitschriften)
  • Schreibtisch und Bürostuhl
  • Aktenschrank
  • Aktenkoffer
  • Fotokopierer
  • Taschenrechner
  • Werkzeuge
  • Telefon, Fax, Mobilfunkkosten
  • Büromaterial (Schreibwaren, Stifte, Papier, Aktenordner etc.)

Wenn Sie für ein Arbeitsmittel nicht mehr als 800 Euro (netto) bzw. 952 Euro (einschl. 19 Prozent MwSt.) bezahlen, können Sie die gesamten Kosten im Jahr der Bezahlung als Werbungskosten absetzen. Jedoch muss das Arbeitsmittel selbständig nutzungsfähig sein. Dies ist zum Beispiel nicht der Fall bei einem Monitor, Drucker oder Scanner. Diese können nur zusammen mit einem Computer genutzt werden. Geben Sie für ein Arbeitsmittel mehr aus, müssen Sie die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen.

 

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Aktuell: Seit dem 1.1.2021 gibt es eine besonders vorteilhafte Neuregelung für Computer aller Art und für Software: Das Bundesfinanzministerium legt äußerst großzügig fest, dass die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer generell ein Jahr beträgt. Das bedeutet: Die Anschaffungskosten von Computern und Software können nun immer - unabhängig von der Höhe - im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden (BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013).

Was kann ich als Arbeitsmittel absetzen?



Kann ich Verschmutzung und Verschleiß von "normaler" Kleidung steuerlich geltend machen?

Aufwendungen für "normale" Kleidung sind nicht als Werbungskosten abziehbar, wenn diese Kleidung während der Berufsausübung einer normalen Verschmutzung und einem normalen Verschleiß unterliegt.

Wenn aber die Verschmutzung, die Beschädigung oder der vorzeitige Verschleiß auf einem konkreten beruflichen oder betrieblichen Vorfall beruht, sind die Kosten für Reinigung, Reparatur oder Ersatzbeschaffung als Werbungskosten abziehbar (BFH-Urteil vom 24.7.1981, BStBl. 1981 II S. 781; FG Thüringen vom 4.11.1999, EFG 2000 S. 211).

Bei der Ersatzbeschaffung eines Kleidungsstücks ist der Restwert der beschädigten Sache abziehbar.

Kann ich Verschmutzung und Verschleiß von "normaler" Kleidung steuerlich geltend machen?



Was ist die Nichtaufgriffsgrenze?

Viele Finanzbeamte werden vielleicht bestreiten, dass es sie gibt. Und der Steuerzahler kann sich auch nicht darauf verlassen, dass er davon profitieren kann, denn einen Rechtsanspruch auf die Nichtaufgriffsgrenze gibt es nicht.

Nichtaufgriffsgrenzen sind Angaben – in der Regel Kleinbeträge – in der Steuererklärung, bei der Finanzbeamte meist nicht so genau hinschauen und diese ohne Belege akzeptieren.

Hier einige Beispiele:

  • Arbeitstage für Entfernungspauschale: Bei einer 5-Tage-Woche können Sie 230 Arbeitstage pro Jahr und bei einer 6-Tage-Woche 280 Tage angeben.
  • Arbeitsmittel: In der Regel können Sie Kosten bis zu 110 Euro für die Anschaffung und Pflege von Arbeitsmitteln (Kauf und Reinigung von Berufskleidung) ohne Belege in Ihrer Steuererklärung angeben.

 

Homeoffice vs. Pendeln: Steuerliche Anforderungen im Überblick

Fahrten zur Arbeit zur ersten Tätigkeitsstätte können Sie über die Pendlerpauschale in Ihrer Steuererklärung (Anlage N) absetzen. Sie müssen die genaue Anzahl der Tage angeben, an denen Sie tatsächlich zur Arbeit gefahren sind, da die Pauschale nur für diese Tage gilt. Urlaubs- und Krankheitstage müssen ebenfalls angegeben werden. Seit 2020 werden auch Dienstreisetage und Heimarbeitstage in der Anlage N erfasst.

Die genaue Anzahl der Arbeitstage zu ermitteln, kann jedoch mühsam sein. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben die Finanzämter in der Vergangenheit sogenannte Nichtaufgriffsgrenzen festgelegt. Bei einer Fünf-Tage-Woche waren dies 220 bis 230 Fahrten, bei einer Sechs-Tage-Woche 260 bis 280 Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Diese Grenzen sind jedoch intern und nicht rechtlich bindend. Ein Gerichtsurteil besagte, dass die Finanzämter 230 Tage akzeptieren sollten (FG München vom 12.12.2008, 13 K 4371/07).

Aber die Pandemie hat alles verändert. Viele Arbeitnehmer arbeiteten und arbeiten immer noch im Homeoffice und fahren nicht täglich zur Arbeit. Für diese Tage können Sie pauschal 5 EUR pro Tag als Werbungskosten geltend machen oder sogar die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Allerdings dürfen Sie keine Fahrtkosten geltend machen, da keine Fahrten stattfinden.

Die Finanzämter verlangen zunehmend eine Arbeitgeberbescheinigung über die tatsächlich geleisteten Arbeitstage und vor allem über die Tage, an denen die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde. Die Regel von 220 oder 230 Fahrten pro Jahr gilt nicht mehr ohne Weiteres!

Was ist die Nichtaufgriffsgrenze?

Feldhilfen

Wollen Sie die Pauschale für Arbeitsmittel ohne Nachweis geltend machen?

Wenn Sie "ja" auswählen, wird automatisch die Pauschale für Arbeitsmittel ohne Nachweis (je nach Bundesland) in Ihrer Steuererklärung berücksichtigt.

Für Arbeitsmittel wie Büromaterial, Fachliteratur oder kleinere Geräte können viele Finanzämter eine Pauschale anerkennen – auch ohne Belege. Diese Möglichkeit richtet sich jedoch nach dem Bundesland, in dem Sie steuerlich geführt werden:

  • In Baden-Württemberg wird eine Pauschale von 110 Euro akzeptiert.
  • In den meisten anderen Bundesländern werden 103 Euro ohne Nachweise anerkannt.
  • In Sachsen und Brandenburg wird keine Pauschale ohne Belege akzeptiert.

Kein Rechtsanspruch: Die Anerkennung dieser Pauschale liegt im Ermessen des jeweiligen Finanzamts. Die Regelung ist nicht bundeseinheitlich.

Tatsächliche Kosten: Wenn Ihre tatsächlichen Aufwendungen für Arbeitsmittel über der Pauschale liegen und Sie entsprechende Belege haben, sollten Sie diese weiter unten im Formular angeben.

Pauschale für Arbeitsmittel

Die Arbeitsmittel-Pauschale wird – je nach Bundesland – automatisch vom Programm berücksichtigt.

Liegen Ihre Ausgaben darüber oder möchten Sie konkrete Arbeitsmittel angeben, können Sie diese weiter unten eintragen und bei Bedarf durch Belege nachweisen.

Gesamtkosten für Arbeitsmittel

Summe aller Aufwendungen für Arbeitsmittel, die Sie bisher erfasst haben.

Bezeichnung
Bezeichnung

Bitte geben Sie hier die genaue Bezeichnung des angeschafften Arbeitsmittels ein, das Sie beruflich genutzt und selbst bezahlt haben.

Machen Sie klar, welches Arbeitsmittel Sie wann und wofür angeschafft haben – z. B. für das Homeoffice, Kundentermine oder berufliche Fortbildung.

So formulieren Sie korrekt:

  • Laptop Lenovo ThinkPad T14, beruflich genutzt im Homeoffice
  • Fachbuch „Bilanzrecht 2024“, Einsatz in der Steuerberatung
  • Werkzeugkoffer für Wartungstätigkeiten, täglicher Einsatz im Elektrohandwerk
  • Ergonomischer Bürostuhl, Nutzung im Homeoffice, 50 % beruflich genutzt
  • Smartphone Samsung Galaxy S22, Neupreis 800 Euro, 80 % beruflich genutzt

Vermeiden Sie allgemeine Begriffe wie „Computer“, „Werkzeug“ oder „Buch“. Eine konkrete Bezeichnung hilft dem Finanzamt bei der Prüfung und erhöht die Anerkennungschancen.

Das Arbeitsmittel muss überwiegend beruflich genutzt worden sein – das heißt, mehr als 50 % der Nutzung muss beruflich bedingt sein.

Private Mitbenutzung muss anteilig berücksichtigt werden.

Betrag
Betrag

Tragen Sie den tatsächlich gezahlten Betrag inklusive Umsatzsteuer ein. Er muss durch einen Beleg (z. B. Rechnung, Kassenzettel) nachgewiesen werden können. Bei gemischter Nutzung (beruflich und privat) geben Sie bitte nur den beruflichen Anteil an.

Beispiel: Anteilige Nutzung

  • Bezeichnung: Smartphone Samsung Galaxy S22, Neupreis 800 Euro, 80 % beruflich genutzt
  • Betrag: 640 Euro
Sofortabschreibung:
  • Arbeitsmittel bis 800 Euro netto (952 Euro brutto bei 19 % USt) können sofort in voller Höhe abgesetzt werden.
  • Für Computer und Software gilt seit dem 01.01.2021 eine sofortige vollständige Abschreibung, auch bei Anschaffungskosten über 800 Euro (BMF-Schreiben vom 26.2.2021).
Abschreibung über mehrere Jahre (monatsgenau)

Arbeitsmittel über 800 Euro netto müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden (siehe AfA-Tabelle des BMF).

Beispiel: Abschreibung über mehrere Jahre

Am 15. Juli 2024 wurde ein Präzisions-Lasermessgerät Leica RTC360 für 2.380 Euro beruflich (Vermessungstechnik) angeschafft. Die Nutzungsdauer beträgt 3 Jahre (laut AfA-Tabelle des BMF). Die monatliche Abschreibung beträgt 66,11 Euro (= 2.380 Euro ÷ 36 Monate).

  • Bezeichnung: Präzisions-Lasermessgerät Leica RTC360, Neupreis 2.380 Euro, beruflich genutzt
  • Betrag: 396,66 Euro
Jahr AfA
2024 396,66 Euro
2025 793,32 Euro
2026 793,32 Euro
2027 396,70 Euro
Gesamt 2.380,00 €