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Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben

 

Dieser Text bezieht sich auf die Steuererklärung 2019 online. Die Version die für die Steuererklärung 2020 finden Sie unter:
(2023): Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben


Was sind Repräsentationskosten (beschränkt abziehbare Betriebsausgabe)?

Aufwendungen, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren, sind grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben absetzbar. Repräsentationsaufwendungen, die betrieblich veranlasst sind, sind nur abzugsfähig, "soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung nicht als unangemessen anzusehen sind" (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG).

Zu denken ist hierbei beispielsweise an ein besonders teures Auto oder eine übermäßig luxuriöse Ausstattung der Geschäftsräume.

(2019): Was sind Repräsentationskosten (beschränkt abziehbare Betriebsausgabe)?


Kann ich Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder absetzen?

Nach geltendem Recht dürfen Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder, die von einem Gericht oder einer Behörde in Deutschland oder von Organen der Europäischen Union festgesetzt wurden, den Gewinn nicht mindern (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG). 

Auf dieser Grundlage sind auch die von der Europäischen Kommission festgesetzten Geldbußen, mit denen Kartellvergehen geahndet werden sollen, vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Es ist aber auch möglich, dass EU-Mitgliedsstaaten bei Kartellverstößen derartige Geldbußen festsetzen. In diesem Fall ist der Betriebsausgabenabzug nicht ausgeschlossen.

NEU: Ab dem 1.1.2019 sind auch Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder, die von einem EU- Mitgliedsstaat verhängt werden, nicht mehr als Betriebsausgaben absetzbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG; § 52 Abs. 6 Satz 10 EStG). 

Außerdem wird zusätzlich geregelt, dass andere Aufwendungen, die mit der Geldbuße, dem Ordnungsgeld oder dem Verwarnungsgeld im Zusammenhang stehen, wie diese selbst nicht den Gewinn mindern dürfen. Da z. B. auch die Zinsen zur Finanzierung der Geldbuße durch die nicht abzugsfähigen Aufwendungen veranlasst sind, fallen sie ebenfalls unter das Abzugsverbot.

HINWEIS: Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG darf eine festgesetzte Geldbuße - somit auch eine vom Bundeskartellamt verhängte Kartellgeldbuße - den Gewinn nicht mindern. Dieses Abzugsverbot gilt nach Satz 4 Halbsatz 1 dieser Regelung allerdings nicht, soweit der wirtschaftliche Vorteil, der durch den Gesetzesverstoß erlangt wurde, abgeschöpft worden ist, wenn dabei die Steuern vom Einkommen und Ertrag, die auf den wirtschaftlichen Vorteil entfallen, nicht abgezogen worden sind. Daher ist das Abzugsverbot bei einer sog. Bruttoabschöpfung nicht bzw. insoweit nicht anzuwenden, um eine doppelte Steuerbelastung auszuschließen (BFH-Urteil vom 22.5.2019, XI R 40/17).

Geldstrafen, die in einem Strafverfahren festgesetzt werden, sind nicht abzugsfähig. Hingegen können von einem ausländischen Gericht verhängte Geldstrafen dann als Betriebsausgaben absetzbar sein, wenn sie in Widerspruch zu wesentlichen Grundsätzen der deutschen Rechtsordnung stehen.

(2019): Kann ich Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder absetzen?

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Geschenke

Tragen Sie hier die nicht abziehbaren und die abziehbaren Aufwendungen für Geschenke ein.

Geschenke an Geschäftsfreunde: Geschenke sind als Betriebsausgaben abziehbar, sofern die Ausgaben pro Person und Jahr nicht mehr als 35 Euro betragen. Der Betrag von 35 Euro gilt bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern ohne Umsatzsteuer, bei nicht umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern (Kleinunternehmer, Ärzte) einschließlich Umsatzsteuer. Kosten für die Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger werden bei der Ermittlung der Grenze einbezogen, nicht jedoch Versand- und Verpackungskosten.

Bei der 35-Euro-Grenze handelt es sich nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze: Falls also die Kosten den Betrag von 35 Euro pro Person übersteigen, sind sie insgesamt nicht als Betriebsausgaben absetzbar. Auch diese nicht abziehbaren Beträge sind in dieser Zeile einzutragen.

Hinweis: Die Ausgaben für Geschenke müssen Sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen bzw. auf einem gesonderten Konto verbuchen.

SteuerGo: Die Grenze von 35 Euro gilt nicht, wenn der Empfänger das Geschenk nur in seinem Betrieb nutzen kann (R 4.10 Abs. 2 Satz 4 EStR). Betrieblich veranlasste Geschenke an eigene Arbeitnehmer sind in voller Höhe absetzbar und einzutragen.

Bewirtungsaufwendungen

Tragen Sie hier die nicht abziehbaren und die abziehbaren Bewirtungsaufwendungen ein.

Bei der Bewirtung unterscheidet die Finanzverwaltung zwischen Bewirtungen aus "geschäftlichem" Anlass und solchen aus "allgemein betrieblichem" Anlass. Dies ist bedeutsam, in welcher Höhe die Kosten steuerlich anerkannt werden:

  • Ein geschäftlicher Anlass besteht bei betriebsexternen Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen. Hierzu zählen auch Besucher des Betriebs sowie Arbeitnehmer von gesellschaftlich verbundenen Unternehmen und mit ihnen vergleichbaren Personen, sprich Fachkollegen. Gleiches gilt für freie Mitarbeiter und Handelsvertreter. Solche Bewirtungskosten sind nur zu 70 % absetzbar und zu 30 % nicht absetzbar. Daher müssen die Kosten entsprechend aufgeteilt und beide Beträge hier eingetragen werden.
  • Ein allgemein betrieblicher Anlass liegt vor bei Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern, also betriebsinternen Personen. "Betrieblich" veranlasst sind ebenfalls Aufwendungen eines Getränkegroßhändlers für Lokalrunden in den Gaststätten seiner Kunden sowie für Kundschaftstrinken bei Brauereien. In diesem Fall sind die Kosten zu 100 % absetzbar und somit in voller Höhe auf der Seite "Sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben" einzutragen. Die Abzugsbeschränkung für Bewirtungsaufwendungen greift nach Ansicht des Bundesfinanzhofs auch dann nicht, wenn ein Busfahrer eine Raststätte ansteuert und für das "Zuführen von Kunden" kostenlos bewirtet wird (BFH-Urteil vom 26.04.2018, X R 24/17)

SteuerGo: Aufwendungen für Kaffee, Tee, Getränke, Gebäck usw. anlässlich betrieblicher Besprechungen sind sog. Aufmerksamkeiten und in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar und auf der Seite "Sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben" anzugeben.

SteuerGo: Die Umsatzsteuer, die in den Bewirtungskosten enthalten ist, ist in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar und ebenfalls auf der Seite "Sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben unter "Gezahlte Vorsteuerbeträge" einzutragen.

Hinweis: Die Bewirtungskosten müssen Sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen bzw. auf einem gesonderten Konto verbuchen.

Aufwendungen Arbeitszimmer

Tragen Sie hier die nicht abziehbaren und die abziehbaren Aufwendungen für Ihr Arbeitszimmer ein.

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer bzw. Büro können als Betriebsausgaben absetzbar sein, und zwar

  • in unbegrenzter Höhe, wenn es für Sie den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit darstellt.
  • bis 1.250 Euro, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Ein Arbeitszimmer kann außerdem in folgenden Fällen weiterhin in unbegrenzter Höhe als Betriebsausgaben absetzbar sein:

  • Es handelt sich nicht um ein "häusliches" Arbeitszimmer: Nicht als "häuslich" gelten Räume, die nicht in die häusliche Sphäre eingebunden sind und nicht eine bauliche Einheit mit dem Wohnteil bilden. Beispiele: Anmietung eines Arbeitszimmers in einem anderen Haus, zusätzlich angemietete Räume in einem Mehrfamilienhaus auf einer anderen Etage als die Privatwohnung.
  • Es handelt sich nicht um ein "Arbeitszimmer": Nicht als "Arbeitszimmer" gelten Räume, die hinsichtlich Ausstattung und Funktion atypisch für ein Arbeitszimmer sind, und zwar selbst dann, wenn sie der Lage nach in die häusliche Sphäre eingebunden sind. Beispiele: Werkstatt, Lagerraum, Ausstellungsraum, Verkaufsraum, Tonstudio bei einem Komponisten, Atelier bei einem Maler, Kanzlei eines Anwalts, Praxisräume einer Sprachpädagogin, Notfallpraxis eines Arztes.
  • Das Arbeitszimmer steht für einen intensiven und dauerhaften Publikumsverkehr offen: In diesem Fall ist der Büroraum seiner Funktion nach kein häusliches Arbeitszimmer.
  • Im Arbeitszimmer sind fremde Angestellte beschäftigt: In diesen Fällen gilt der Raum seiner Funktion nach nicht als Arbeitszimmer.

Falls bei Ihnen die persönlichen und sachlichen Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers vorliegen, geben Sie hier sämtliche Aufwendungen für das Arbeitszimmer an.

Sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgabe

Tragen Sie hier die nicht abziehbaren und die abziehbaren Aufwendungen für sonstige abziehbare Betriebsausgaben ein.

Darunter fallen unter anderem:

  • Repräsentationskosten
  • Geldbußen,
  • Ordnungsgelder,
  • Verwarnungsgelder oder
  • Geldstrafen.

 

 

Verpflegungsmehraufwendungen

Tragen Sie hier die abziehbaren Verpflegungspauschbeträge anlässlich Auswärtstätigkeiten, Geschäftsreisen oder betrieblich veranlasster doppelter Haushaltsführung ein.

  • Fahrtkosten separat auf der Seite "Kfz-Kosten und andere Fahrtkosten" anzugeben.
  • Übernachtungskosten und Reisenebenkosten müssen Sie auf der Seite "Sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben" eintragen.
  • Reisekosten für Arbeitnehmer werden auf der Seite "Allgemeine Betriebsausgaben" im Bereich "Ausgaben für eigenes Personal".

Für Verpflegungsmehraufwendungen können Sie nicht die tatsächlichen Kosten, sondern nur Pauschbeträge absetzen. Die Höhe der Pauschbeträge richtet sich nach der Dauer Ihrer Abwesenheit von Wohnung und Betrieb. Der Verpflegungspauschbetrag beträgt bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands mit einer Abwesenheitsdauer von

Bei Geschäftsreisen ins Ausland können Sie die länderspezifischen Verpflegungspauschbeträge absetzen.

Beginnt eine Auswärtstätigkeit an einem Tag und endet am darauffolgenden Tag nach mehr als 8 Stunden, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, wird ein Verpflegungspauschbetrag von 12 EUR für den Tag mit der überwiegenden Abwesenheit gewährt (§ 9 Abs. 4a Nr. 3 EStG).

Summe der beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben

Die Summe der nicht abziehbaren und die abziehbaren Betriebsausgaben und Gewerbesteuer wird zur Ermittlung der Summe der Betriebsausgaben auf die Übersichtsseite "Betriebsausgaben" übertragen.