Müssen Betriebseinnahmen Netto oder Brutto angegeben werden?

Betriebseinnahmen müssen mit dem Nettowert - also ohne Umsatzsteuer - angeben werden. Die darauf entfallende Umsatzsteuer ist separat einzutragen.

Eine Ausnahme gilt für Kleinunternehmer, die gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen: Sie geben ihre Betriebseinnahmen mit dem Rechnungsbetrag an.

Betriebseinnahmen sind grundsätzlich in dem Jahr anzugeben, in dem sie Ihnen zugeflossen sind. Zum betreffenden Jahr gehören regelmäßig wiederkehrende Betriebseinnahmen auch dann noch, wenn Sie diese in einem Zeitraum von 10 Tagen nach oder vor dem Jahreswechsel vereinnahmen.

Betriebseinnahmen, die einkommensteuerfrei sind, müssen u.E. mangels Abfrage nicht in die "Anlage EÜR" eingetragen werden. Hierzu zählen beispielsweise

• bei Existenzgründern der Gründungszuschuss,
• Investitionszulage,
• steuerfreier Teil von Dividenden aus Aktien, die im Betriebsvermögen gehalten werden. Die steuerpflichtige Hälfte der Dividenden muss in Zeile "Umsatzsteuerfreie, nicht umsatzsteuerbare Betriebseinnahmen" angegeben werden.

(2023): Müssen Betriebseinnahmen Netto oder Brutto angegeben werden?

Welches Wahlrecht habe ich mit der Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer können Sie wählen, wenn Ihr Brutto-Umsatz im Vorjahr nicht höher war als 22.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht höher sein wird als 50.000 Euro (§ 19 Abs. 1 UStG). Die Kleinunternehmerregelung hat zur Folge, dass Sie

• in Ihren Ausgangsrechnungen die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen dürfen,
• keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen,
• die Umsatzsteuer in Ihren Eingangsrechnungen nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen dürfen,
• in Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro den Umsatzsteuersatz nicht angeben dürfen.

Wichtiger Hinweis: Ein Ausweis von Umsatzsteuer oder die Angabe des Umsatzsteuersatzes in Kleinbetragsrechnungen würde als unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer gelten. Die Folge wäre, dass Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssten und der Rechnungsempfänger die Steuer dennoch nicht als Vorsteuer abziehen dürfte.

Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um ein Wahlrecht. Sie haben also auch die Möglichkeit, zur Umsatzsteuer zu optieren und dann die Vorteile des Vorsteuerabzugs zu nutzen. Diese Option, d. h. der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung, ist dann allerdings für fünf Kalenderjahre bindend. Falls Sie freiwillig zur Umsatzsteuer optieren, tragen Sie in der "Anlage EÜR 2023" Ihre Umsätze, die vereinnahmte Umsatzsteuer, die gezahlte Vorsteuer und die an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer ein.

Der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung ist vorteilhaft, wenn Sie

• größere Anschaffungen - vor allem im Gründungsjahr - oder einen hohen Materialeinsatz haben, denn nur dann können Sie die in den Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer abziehen, z. B. Anschaffung einer Fotovoltaikanlage.
• ausschließlich Leistungen an Unternehmen erbringen, denn für diese ist die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten und nicht kostensteigernd.

Hinweis: Auch der Kleinunternehmer muss in seinen Rechnungen die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer angeben.

Umkehr der Umsatzsteuerschuld gemäß § 13b UStG:

• Für Bauunternehmer, Subunternehmer und Bauhandwerker gilt eine umgekehrte Steuerschuldnerschaft: Wenn Sie Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, empfangen, dürfen Sie die Umsatzsteuer nicht mehr an den leistenden Unternehmer zahlen, sondern müssen diese direkt an das Finanzamt abführen. Der Leistungserbringer muss also jetzt keine Umsatzsteuer mehr abführen und darf sie daher auch nicht mehr in seiner Rechnung an den Auftraggeber ausweisen (§ 13b Abs. 1 Nr. 4 UStG).

Für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG, die keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und abführen, gilt bezüglich der Steuerschuldumkehr Folgendes:

• Sind Sie Leistungsempfänger, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt (Handwerker), gilt die Steuerschuldumkehr auch für Sie. Sie müssen also Umsatzsteuer für die bezogenen Lieferungen und Leistungen abführen, und zwar auch dann, wenn diese für Ihre Privatwohnung anfallen (§ 13b Abs. 5 UStG). In diesem Fall müssen Sie die abzuführende Umsatzsteuer eintragen.
• Sind Sie Leistungserbringer, gilt die Steuerschuldumkehr nicht für den Leistungsempfänger. Er muss also keine Umsatzsteuer abführen (§ 13b Abs. 2 Satz 4 UStG).

(2023): Welches Wahlrecht habe ich mit der Kleinunternehmerregelung?

Wie kann ich den privaten Nutzungswert meines betrieblichen Kfz korrekt ermitteln?

Beträgt die betriebliche Nutzung einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie für Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung

• mehr als 50 %, gehört das Fahrzeug automatisch zum notwendigen Betriebsvermögen.
• zwischen 10 und 50 %, können Sie wählen, ob Sie das Fahrzeug dem Betriebsvermögen oder dem Privatvermögen zuordnen (gewillkürtes Betriebsvermögen).
• weniger als 10 %, so zählt das Fahrzeug zum notwendigen Privatvermögen.

Für ein Fahrzeug, das dem Betriebsvermögen zugeordnet ist, können Sie sämtliche Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben verbuchen und steuermindernd absetzen. Als Betriebsausgaben werden somit auch solche Kosten erfasst, die auf Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte entfallen. Für diese Fahrten erfolgt jedoch eine Korrektur:

• Für die Privatfahrten ist ein privater Nutzungswert zu versteuern, d.h. als Betriebseinnahmen anzusetzen. Zusätzlich wird auf diesen Nutzungswert Umsatzsteuer berechnet und den Betriebseinnahmen hinzugerechnet.
• Für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie für Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung werden die Gesamtkosten anteilig gekürzt. Im Gegenzug werden diese Fahrten mit der Entfernungspauschale als Betriebsausgaben abgezogen.

Der private Nutzungswert kann ermittelt werden

• (1) nach der Pauschalmethode, sofern der betriebliche Nutzungsanteil mehr als 50 % beträgt.
• (2) nach der Fahrtenbuchmethode.
• (3) mit dem Teilwert, sofern der betriebliche Nutzungsanteil weniger als 50 % beträgt.
• (4) Außerdem kann bei Anwendung der Pauschalmethode die Kostendeckelung zur Anwendung kommen.

(2023): Wie kann ich den privaten Nutzungswert meines betrieblichen Kfz korrekt ermitteln?

Private Kfz-Nutzung: (1) Pauschalmethode bei betrieblicher Nutzung

Die sog. 1 %-Pauschalmethode ist seit 2006 nur noch zulässig für Fahrzeuge, die zum notwendigen Betriebsvermögen gehören, die also zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Ohne großen Aufwand kann der private Nutzungswert pauschal ermittelt werden, wobei als Grundlage lediglich der Listenpreis des Fahrzeugs benötigt wird. Im Übrigen bleibt Ihre individuelle Situation außer Betracht, weshalb diese Methode mal günstiger und mal nachteiliger als die Fahrtenbuchmethode sein kann.

Nach neuer Rechtslage sind Unfallkosten, die auf einer Privatfahrt beruhen, nicht mehr mit dem pauschalen Nutzungswert abgegolten. Vielmehr stellt der Verzicht des Arbeitgebers auf
Kostenersatz für Sie einen zusätzlichen geldwerten Vorteil dar (BFH-Urteil vom 24.5.2007, BStBl. 2007 II S. 766).

Umsatzsteuer: Der nach der Pauschalmethode ermittelte private Nutzungswert unterliegt der Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG). Da aber nicht alle Kosten mit Vorsteuern belastet sind, z. B. Kfz-Steuer und Kfz-Versicherungen, kann der Nutzungswert pauschal um 20 % gekürzt und auf den verminderten Betrag die Umsatzsteuer berechnet werden. Der Umsatzsteuerbetrag ist in der Zeile "Vereinnahmte Umsatzsteuer sowie Umsatzsteuer auf unentgeltliche Wertabgaben" einzutragen.

Beachten Sie, dass es für Elektrofahrzeuge Besonderheiten gibt.

a) Grundsätzliche Regelung für Elektrofahrzeuge und Hybridelektrofahrzeuge

• Für Privatfahrten werden - je nach Fahrzeugtyp (reines Elektrofahrzeug oder extern aufladbares Hybridelektrofahrzeug) und je nach der Höhe des Listenpreises - monatlich 1,0 Prozent des halben oder des geviertelten Listenpreises pauschal als privater Nutzungswert angesetzt. Dies gilt bei Anschaffung oder Leasing eines Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs im Zeitraum 1.1.2019 bis 31.12.2030 (siehe nachfolgend unter 1b. und 1c.)
• Bei Anschaffung oder Leasing vor dem 1.1.2019 sind monatlich 1,0 Prozent des vollen Listenpreises anzusetzen; allerdings erfolgt eine Minderung um einen Pauschalabzug (Nachteilsausgleich). Begünstigt sind neben reinen Elektrofahrzeugen auch extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge ((siehe nachfolgend unter 1d.)
• Der Pauschalabzug bzw. Nachteilsausgleich gilt auch für extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge, die zwischen 2020 und 2022 angeschafft oder geleast werden, die aber die Anforderungen für den Ansatz des geminderten Listenpreises nicht erfüllen (siehe nachfolgend unter 1d.)
• Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird ein Zuschlagswert hinzugerechnet: Im Normalfall mit monatlich 0,03 % des halbierten oder geviertelten Listenpreises je Entfernungskilometer oder - nur bei Arbeitnehmern - bei weniger als 15 Fahrten monatlich durch Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002 % des halbierten oder geviertelten Listenpreises je Entfernungskilometer. Dies gilt bei Anschaffung oder Leasing eines Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs im Zeitraum 1.1.2019 bis 31.12.2030. Bei Anschaffung oder Leasing eines Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs vor dem 1.1.2019 oder bei Nichterfüllung der geforderten Standards ist der Zuschlagswert vom vollen Listenpreis zu berechnen; allerdings erfolgt eine Minderung um einen Pauschalabzug.

Basis für die Berechnung des Nutzungswerts bzw. des Entnahmewerts ist der inländische Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung des Kfz zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer. Der Listenpreis ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers für das Fahrzeug auf dem deutschen Markt. Der Listenpreis ist auf volle 100 EUR abzurunden. Diese Abrundung erfolgt jedoch erst nach Abzug des Pauschalabzuges.

b) Vergünstigung für reine Elektrofahrzeuge bis 2030

Emissionsfreie Elektrofahrzeuge sollen bei der Dienstwagenbesteuerung besonders begünstigt werden: Für sie wird der Prozentsatz für den steuerpflichtigen Privatanteil von 0,5 Prozent auf 0,25 Prozent reduziert. Gesetzestechnisch wird die Maßnahme durch eine Viertelung der Bemessungsgrundlage umgesetzt. Bei der 1 %-Pauschalmethode wird der Listenpreis nur zu einem Viertel angesetzt. Das bedeutet konkret:

Für reine Elektro-Firmenwagen, die im Zeitraum 1.1.2019 bis 31.12.2030 angeschafft werden, gilt: Wenn das Fahrzeug keine Kohlendioxidemission je gefahrenen Kilometer hat und der Bruttolistenpreis des Kraftfahrzeugs nicht mehr als 60.000 EUR beträgt, ist der Listenpreis nur zu einem Viertel anzusetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 sowie Satz 3 Nr. 3 EStG, eingefügt durch das "Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften" vom 12.12.2019; ergänzt durch das Zweite Corona-Steuerhilfegesetz).

Zunächst lag die Grenze für den Bruttolistenpreis bei 40.000 EUR Diese Grenze wurde dann aber mit dem Zweiten Corona-Steuerhilfegesetz auf 60.000 EUR angehoben. Die neue Grenze gilt rückwirkend ab dem 1.1.2020 für Fahrzeuge, die ab dem 1.1.2019 angeschafft, geleast oder erstmalig zur privaten Nutzung überlassen wurden (§ 52 Abs. 12 Satz 2 EStG).

Beträgt der Listenpreis eines reinen Elektrofahrzeuges mehr als 60.000 EUR, so wird dieser zur Versteuerung der Privatnutzung zur Hälfte angesetzt. Man darf unterstellen, dass der Gesetzgeber bei dieser Grenze die teuren Tesla-Modelle im Blick hatte, die er nicht zusätzlich fördern wollte. Hier bleibt es also beim Ansatz der halben Bemessungsgrundlage.

c) Stufenweiser Abbau der Begünstigungen für Hybridelektrofahrzeuge

Für extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge gilt - wie erwähnt - grundsätzlich die halbierte Bemessungsgrundlage zur Versteuerung der Privatnutzung. Allerdings erfolgt ein stufenweiser Abbau der steuerlichen Begünstigungen oder - anders ausgedrückt - eine Verschärfung der Voraussetzungen für die steuerlichen Vorteile. Im Einzelnen gilt: 

• Bei Anschaffung zwischen dem 1.1.2019 und dem 31.12.2021 greift die hälftige Bemessungsgrundlage, wenn die Kohlendioxidemission maximal 50 Gramm pro Kilometer oder die elektrische Fahrleistung mindestens 40 Kilometer beträgt ("Gesetz zur Vermeidung von Umsatzsteuerausfällen beim Handel mit Waren im Internet und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften" vom 11.12.2018). Dies sind die heutigen Voraussetzungen nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 bzw. Nummer 2 des Elektromobilitätsgesetzes.
• Bei Anschaffung zwischen dem 1.1.2022 und dem 31.12.2024 gilt die hälftige Bemessungsgrundlage, wenn die Kohlendioxidemission maximal 50 Gramm pro Kilometer oder die elektrische Fahrleistung mindestens 60 Kilometer beträgt ("Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften" vom 12.12.2019).
• Bei Anschaffung zwischen dem 1.1.2025 und dem 31.12.2030 gilt die hälftige Bemessungsgrundlage, wenn die Kohlendioxidemission maximal 50 Gramm pro Kilometer oder die elektrische Fahrleistung mindestens 80 Kilometer beträgt.

Für Fahrzeuge, die diese Vorgaben nicht erfüllen, aber einen gegenüber Fahrzeugen mit einem Verbrennungsmotor höheren Bruttolistenpreis haben, gilt die bisherige Regelung (Nachteilsausgleich durch Minderung des Bruttolistenpreises um pauschale Beträge für das Batteriesystem) bis zum Jahr 2022 fort. Das heißt: Bei Anschaffung im Jahre 2019 werden der Listenpreis bzw. die Anschaffungskosten gekürzt um 200 EUR pro kWh Batteriekapazität, höchstens um 7.000 EUR. Bei Anschaffung im Jahre 2022 werden der Listenpreis bzw. die Anschaffungskosten gekürzt um 50 EUR pro kWh Batteriekapazität, höchstens um 5.500 EUR.

d) Nachteilsausgleich in Altfällen und bei Kfz, die die Anforderungen nicht erfüllen

Bei Anschaffung oder Leasing eines Elektrofahrzeugs oder Hybridelektrofahrzeugs vor dem 1.1.2019 sowie bei extern aufladbaren Hybridelektrofahrzeugen, die die unter Punkt 1c genannten Vorgaben nicht erfüllen, gibt es eine komplizierte Berechnung zur Ermittlung des Listenpreises, der für die Ein-Prozent-Regelung maßgebend ist: Danach ist der (volle) Listenpreis wegen der darin enthaltenen Kosten für das Batteriesystem um einen Pauschalabzug, begrenzt auf einen Abzugshöchstbetrag, zu mindern (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG i.V.m. § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Der Minderungs- und Höchstbetrag richten sich nach dem Anschaffungsjahr des Fahrzeugs. Den kWh-Wert des Fahrzeugs ersehen Sie in der Zulassungsbescheinigung im Feld 22.

Bei Anschaffung bis zum 31.12.2013 werden pauschal 500 EUR pro kWh der Batteriekapazität, max. 10.000 EUR, vom Listenpreis abgezogen. Diese Beträge vermindern sich bei Anschaffung in den Folgejahren um 50 EUR pro kWh bzw. um 500 EUR pro Jahr. Die steuerliche Förderung gilt für Fahrzeuge, die bis zum 31.12.2022 angeschafft werden (§ 52 Abs. 16 Satz 11 EStG).

Wichtig: Die Begünstigung gilt nur für die Einkommensteuer, nicht aber für die Umsatzsteuer.

(2023): Private Kfz-Nutzung: (1) Pauschalmethode bei betrieblicher Nutzung

Private Kfz-Nutzung: (2) Fahrtenbuchmethode

Bei der Fahrtenbuchmethode kann der private Nutzungswert mit den anteiligen tatsächlichen Kosten angesetzt werden, die auf die Privatfahrten entfallen. Der steuerpflichtige Nutzungswert ist der Teil der Gesamtkosten für den Betriebs-Pkw, der dem Anteil der privaten Fahrten an der Gesamtfahrleistung entspricht. Um den privaten Nutzungsanteil feststellen zu können, müssen Sie ein "ordnungsgemäßes" Fahrtenbuch führen, in das sämtliche Fahrten lückenlos einzutragen sind. Geben Sie den ermittelten Nutzungswert an.

Hinweis: Zu den privat gefahrenen Kilometer gehören nicht die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie die Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

Beispiel: Mit dem Betriebs-Pkw fahren Sie im Jahr 25.000 Kilometer, davon lt. Fahrtenbuch 10 000 km für Privatfahrten. Die Gesamtkosten betragen 8.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) im Jahr.

Der Privatanteil beträgt: 10.000 km : 25.000 km x 100 = 40 %
Der private Nutzungswert beträgt: 40 % von 8.000 Euro = 3.200 Euro.

Beachten Sie, dass es für Elektrofahrzeuge und Hybridelektrofahrzeuge Besonderheiten gibt. Entsprechend der Halbierung oder Viertelung der Bemessungsgrundlage bei der 1 %-Pauschalmethode sind die zu berücksichtigenden Abschreibungen (AfA) zu halbieren oder zu vierteln. Nutzen Sie ein geleastes oder gemietetes Kraftfahrzeug, sind entsprechend die Leasing- oder Mietkosten nur zur Hälfte oder zu einem Viertel anzusetzen. Dies gilt bei Anschaffung oder Leasing eines Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs im Zeitraum 1.1.2019 bis 31.12.2030. 

Die genaue Regelung hierzu ist leider sehr komplex geworden.

(2023): Private Kfz-Nutzung: (2) Fahrtenbuchmethode

Private Kfz-Nutzung: (3) Teilwert bei betrieblicher Nutzung von weniger als 50 %

Wird das Fahrzeug zu weniger als 50 % und mehr als 10 % betrieblich genutzt, kann das Fahrzeug zwar weiterhin dem gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet werden. Doch die Privatnutzung ist seit 2006 mit dem sog. Teilwert zu ermitteln und zu versteuern (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG).

Das bedeutet: Der private Nutzungswert ist mit den anteiligen tatsächlichen Kosten anzusetzen - wie bei der Fahrtenbuchmethode. Allerdings muss der betriebliche bzw. private Nutzungsanteil nicht durch ein "ordnungsgemäßes" Fahrtenbuch mit seinen strengen Bedingungen nachgewiesen werden, sondern kann durch formlose Aufzeichnungen glaubhaft gemacht werden. Wie bei der Fahrtenbuchmethode tragen Sie den Nutzungswert in Zeile 19 und die zugehörige Umsatzsteuer in Zeile 16 ein.

Privater Nutzungswert    =   Gesamtkosten  x  Privater Nutzungsanteil

Privater Nutzungsanteil  =   Privat gefahrene Kilometer (lt. Aufzeichnungen)  :  Gesamtfahrleistung  x  100

So ermitteln Sie den Teilwert:

• Zunächst rechnen Sie alle Fahrzeugkosten zusammen, z.B. Abschreibung, Versicherungsbeiträge, Kraftstoff (Benzin, Diesel, Benzinkosten, Tankkosten, Tankquittung, Tankfüllung, Tanken, Spritkosten), Kfz-Steuer, Inspektions- und Reparaturkosten usw. Diese sind als Betriebsausgaben absetzbar.
• Dann ermitteln Sie den privaten Nutzungsanteil, indem Sie die gefahrenen Privatkilometer zur Gesamtfahrleistung ins Verhältnis setzen.
• Schließlich multiplizieren Sie die Gesamtkosten mit dem privaten Nutzungsanteil. Der so ermittelte Wert stellt den Entnahmewert dar, der zu versteuern ist.
• Da die 1 %-Methode nicht mehr zur Anwendung kommt, können auch die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nicht mehr mit 0,03 % des Listenpreises oder die Heimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung nicht mehr mit 0,002 % des Listenpreises von den Gesamtkosten abgezogen werden. Vielmehr müssen die Gesamtkosten um die anteiligen Kosten für diese Fahrten gekürzt werden. Im Gegenzug kann die Entfernungspauschale als Betriebsausgaben abgezogen werden.

(2023): Private Kfz-Nutzung: (3) Teilwert bei betrieblicher Nutzung von weniger als 50 %

Private Kfz-Nutzung: (4) Kostendeckelung bei der Pauschalmethode

Bei Anwendung der 1 %-Pauschalmethode kann es vorkommen, dass der private Nutzungswert höher ist als die tatsächlichen Fahrzeugkosten. Dies ist insbesondere dann möglich, wenn das Fahrzeug bereits abgeschrieben ist und daher keine AfA mehr anzusetzen ist, wenn es sich um ein Gebrauchtfahrzeug handelt oder wenn das Fahrzeug geleast ist. In diesem Fall kommt eine Kostendeckelung in Betracht (in Zeile 19).

• Zu den tatsächlichen Kosten zählen die laufenden Betriebskosten, die Abschreibung und die Schuldzinsen.
• Die tatsächlichen Gesamtkosten werden zunächst um die Entfernungspauschale für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gekürzt, denn dieser Abzugsposten steht Ihnen generell zu.
• Der verbleibende Betrag der Gesamtkosten ist dann mit dem pauschalen Nutzungswert zu vergleichen und als Kostendeckelung anzusetzen.

Beispiel:
Für einen Betriebs-Pkw mit einem Listenpreis von 40.000 Euro (einschließlich USt.) sind Gesamtkosten in Höhe von 6.000 Euro entstanden. Der Pkw wurde an 200 Tagen für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Entfernung 20 km) genutzt.

Umsatzsteuer: Im Fall der Kostendeckelung - wenn also der private Nutzungswert nach der Pauschalmethode auf die Gesamtkosten begrenzt wird - brauchen Sie als Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer nicht die Gesamtkosten zugrunde zu legen, sondern gehen wie folgt vor:

• Zunächst ziehen Sie von den Gesamtkosten die Kosten ab, die nicht mit Vorsteuer belastet waren. Das sind Betriebskosten, wie Kfz-Versicherung, Kfz-Steuer, Rundfunkgebühr, Garagenmiete, ADAC-Beitrag sowie im Ausland entstandene Kosten. Ebenfalls gehören Schuldzinsen dazu. Des Weiteren zählt die Abschreibung dazu, falls von den Anschaffungskosten kein Vorsteuerabzug möglich war, z. B. bei Kauf von Privat oder Einlage aus dem Privatvermögen. Übrig bleiben die Gesamtkosten mit Vorsteuerbelastung.
• Dann ermitteln Sie den privaten Nutzungsanteil. Diesen dürfen Sie anhand geeigneter Unterlagen schätzen. Stehen solche Unterlagen nicht zur Verfügung, müssen Sie den privaten Nutzungsanteil mit mindestens 50 % ansetzen. Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb zählen nicht zum privaten, sondern zum betrieblichen Anteil.
• Schließlich setzen Sie die Gesamtkosten mit Vorsteuerbelastung in Höhe des privaten Nutzungsanteils als Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer an, berechnen darauf 19 % Umsatzsteuer.

Beispiel:

Hinweis: Manch Einnahmen-Überschussrechner hat früher folgendes Steuermodell genutzt: Er hat seinen Betriebs-Pkw geleast, im Erstjahr eine hohe Leasingsonderzahlung geleistet, diese voll als Betriebsausgabe abgezogen und dann in den Folgejahren den Privatanteil nach der 1 %-Regelung ermittelt. Aufgrund der so genannten Kostendeckelung kam es dann vielfach nur zu einem äußerst geringen Privatanteil für die Kfz-Nutzung.

Nachdem die Finanzverwaltung und einige Finanzgerichte dem Modell bereits den Boden entzogen hatten, hat nun auch der Bundesfinanzhof dem Steuermodell die Anerkennung versagt (BFH-Urteile vom 17.5.2022, VIII R 11/20, VIII R 21/20, VIII R 26/20). Folgendes Beispiel soll das Problem verdeutlichen:

Ein Freiberufler least einen Pkw mit einem Bruttolistenpreis von 120.000 EUR, beginnend im Dezember 2015 (Laufzeit 36 Monate). Im Erstjahr wird eine Sonderzahlung von 30.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer vereinbart. Die monatlichen Leasingraten betragen anschließend nur noch 350 EUR zzgl. Umsatzsteuer. Der Freiberufler ermittelt seinen Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung und zieht die Leasingsonderzahlung in 2015 voll als Betriebsausgabe ab. In den Jahren 2016 und 2017 wählt er die 1 %-Regelung und müsste demnach monatlich 1 % des Bruttolistenpreises (jährlich also 14.400 EUR) als Privatentnahme versteuern. Er macht jedoch die Kostendeckelung geltend und versteuert pro Jahr lediglich einen Privatanteil von z.B. 6.000 EUR. Die Gestaltung ist in der Vergangenheit vielen Finanzämtern regelmäßig akzeptiert worden. Doch irgendwann wurde es der Finanzverwaltung "zu bunt", denn immer mehr Selbstständige haben es steuerlich zu sehr ausgereizt. Und so hat die Finanzverwaltung verfügt, das Modell nicht weiter zu akzeptieren (OFD Karlsruhe, VASt Aktuell 6/2018 vom 1.8.2018; Erlass der Finanzbehörde Hamburg vom 8.11.2018, S 2177- 2018/001 - 52).

Für das genannte Beispiel bedeutet dies: Die Leasingsonderzahlung ist für die Prüfung der Kostendeckelung über die Laufzeit zu verteilen. Es sind damit in 2015 lediglich 1/36 der Leasingsonderzahlung für Zwecke der Kostendeckelung mit einzubeziehen. Im Jahr 2016 sind 12/36, im Jahr 2017 ebenfalls 12/36 und im Jahr 2018 11/36 der Leasingsonderzahlung anzusetzen. Die Kostendeckelung in 2016 würde also nicht 6.000 EUR, sondern 6.000 EUR + 10.000 EUR = 16.000 EUR betragen, so dass 14.400 EUR als Privatanteil zu versteuern wären. Um Missverständnisse zu vermeiden: Die Leasingsonderzahlung selbst bleibt bei Zahlung als Betriebsausgabe üblicherweise abzugsfähig; es geht hier nur um die Kostendeckelung.

Der Bundesfinanzhof hält die Auffassung der Finanzverwaltung für zutreffend. Die Regelung zu Kostendeckelung dürfe im Sinne der Finanzverwaltung interpretiert werden. Jeder Steuerpflichtige, der einen Firmen-Pkw auch zu privaten Zwecken nutzt, könne sich im Übrigen mittels Führung eines Fahrtenbuchs der 1 %-Regelung entziehen.

(2023): Private Kfz-Nutzung: (4) Kostendeckelung bei der Pauschalmethode

Wie wir die private Nutzung eines Telefons korrekt berücksichtigt?

Wenn Sie die Aufwendungen für Telekommunikation, wie Telefon, Telefax und Internet, voll als Betriebsausgaben absetzen, müssen Sie für die Privatnutzung den privaten Nutzungsanteil ermitteln und als Betriebseinnahmen erfassen sowie darauf Umsatzsteuer zahlen.

Alternativ besteht u. E. die Möglichkeit, nur den betrieblichen Anteil der Telefonkosten bei den Betriebsausgaben einzutragen und auf eine Eintragung bei den Betriebseinnahmen gänzlich zu verzichten.

Gewerbetreibende, Freiberufler und Land- und Forstwirte sind bezüglich der privaten Telefonnutzung erheblich schlechter gestellt als Arbeitnehmer. Bei diesen ist die Nutzung von betrieblichen Telefonen, Faxgeräten, Computern mitsamt Internet steuer- und sozialversicherungsfrei, wobei es nicht einmal auf den Umfang der Privatnutzung ankommt (§ 3 Nr. 45 EStG). Bei Selbständigen gilt diese Großzügigkeit der Steuerfreiheit leider nicht.

Nach Auffassung des Fiskus würde eine Anwendung dieser Befreiungsvorschrift die Möglichkeit eröffnen, gezielt private Aufwendungen in den steuerrelevanten betrieblichen Bereich zu verlagern und auf diese Weise ungerechtfertigte Steuererleichterungen zu erlangen (BMF-Schreiben vom 6.5.2002, DStR 2002 S. 999). Diese Auffassung hat der BFH bestätigt (BFH-Urteil vom 21.6.2006, XI R 50/05).

Besser gestellt sind ab 2015 kommunale Mandatsträger (Ratsmitglieder, Kreistagsabgeordnete), denen der Landkreis oder die Kommune Tablet-PCs oder vergleichbare Geräte zur Verfügung stellt: Ab 2015 ist die Privatnutzung von Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten auch bei Personen steuerfrei, die ehrenamtlich öffentliche Dienste leisten und dafür eine Aufwandsentschädigung aus öffentlicher Kasse gemäß § 3 Nr. 12 EStG erhalten (§ 3 Nr. 45 Satz 2 EStG).

(2023): Wie wir die private Nutzung eines Telefons korrekt berücksichtigt?

Wie sind private Sachentnahmen zu bewerten?

Entnehmen Sie betriebliche Waren und Gegenstände des Anlagevermögens für private Zwecke, geben Sie den entsprechenden Buchwert an. Gleiches gilt für unentgeltliche Sachzuwendungen an Mitarbeiter des Unternehmens, sofern es sich nicht um Aufmerksamkeiten mit einem Wert unter 60 EUR handelt. 

In bestimmten Gewerbezweigen kann die Entnahme von Lebensmitteln für den Privatverbrauch mit Pauschbeträgen angesetzt werden. Diese werden von der Finanzverwaltung bekannt gegeben und machen die Aufzeichnung einer Vielzahl von Einzelentnahmen überflüssig. Die Pauschbeträge sind Jahreswerte für eine Person. Für Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr entfällt der Ansatz eines Pauschbetrages, bis zu 12. Lebensjahr ist die Hälfte des jeweiligen Wertes anzusetzen.

(2023): Wie sind private Sachentnahmen zu bewerten?