Wie funktioniert die Einnahmenüberschussrechnung?

Die Einnahmeüberschussrechnung (nach § 4 Abs. 3 EStG) ist die einfachste Art der Gewinnermittlung. Hier werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt.

Das Ergebnis ist der steuerliche Gewinn oder der Verlust.

Belege

Auch die Einnahmeüberschussrechnung setzt voraus, dass Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachgewiesen werden. Diese Belege sowie die Kontoauszüge müssen gesammelt werden. Eine bestimmte Form für die Belegsammlung ist zwar nicht vorgeschrieben, doch auf den berühmten Schuhkarton sollte man verzichten. Die geordnete Ablage von Belegen kann sogar - theoretisch - anstelle von Aufzeichnungen ausreichen (§ 146 Abs. 5 AO).

Das bedeutet für Sie als Einnahmenüberschussrechner, dass Sie Ihre Betriebsausgaben - zumindest theoretisch- nicht unbedingt aufzeichnen müssen, sondern allein anhand von Belegen nachweisen können. 

So viel zur Theorie. Doch aufgepasst: Eine Aufzeichnungspflicht kann sich nach dem Umsatzsteuergesetz oder den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)" ergeben. Unternehmer sind danach gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Informationen dürfen keinesfalls verlorengehen, so dass eine geordnete Ablage von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie eine systematische Erfassung der Zahlung erforderlich ist. Üblicherweise geschieht dies insbesondere durch die laufende Nummerierung und Kontierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Aufzeichnungen. Nachträgliche Änderungen im Rechnungswesen wie Stornierungen oder Korrekturen müssen klar dokumentiert werden. Von daher: Verzichten Sie auch als Einnahmenüberschussrechner nicht auf laufende Aufzeichnungen. 

Wichtig: Als Unternehmer müssen Sie alle Dokumente, also auch die MS-Office-Dokumente, PDF-Dateien und E-Mails, revisionssicher abspeichern. Das heißt: Nachträgliche Änderungen an den elektronischen Dokumenten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden bzw. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein. Speichern Sie elektronische Dokumente daher in einem Dokumentenmanagementsystem ab.

Ihre Belege müssen Sie nicht mit der Steuererklärung ans Finanzamt schicken. Die Belege müssen Sie aber aufbewahren - 10 Jahre lang. Denn aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 AO).

Zu- und Abflussprinzip

Einnahmen und Ausgaben werden nach dem Zu- und Abflussprinzip erfasst, also zu dem Zeitpunkt verbucht, zu dem die Zahlungen erfolgt sind. Es kommt also nicht auf das Datum der Rechnung an, sondern auf das Datum der Zahlung.

Es müssen nur Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, die erfolgswirksam sind, also den Gewinn beeinflussen. So stellt die Aufnahme eines Darlehens keine Betriebseinnahmen dar und muss buchmäßig nicht erfasst werden. Andererseits sind Geldbeträge zur Tilgung eines Darlehens keine Betriebsausgaben. Allerdings können die gezahlten Schuldzinsen und Darlehenskosten als Betriebsausgaben absetzbar sein. Ebenso bleiben Barabhebungen vom Bankkonto außer Ansatz.

Eine Rechnung vom 30.11.2021 bezahlen Sie erst am 2.2.2022.

Bei der Gewinnermittlung des Jahres 2021 bleibt diese Ausgabe außer Betracht; sie wird erst bei der Gewinnermittlung für das Jahr 2022 erfasst.

Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen

Miete, Versicherungsbeiträge usw. gelten als regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, die bis zu 10 Tage vor und nach dem Jahreswechsel geleistet werden, sind dem Jahr zuzuordnen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Dies gilt nicht nur für Ausgaben, sondern auch für Einnahmen (§ 11 EStG).

Eine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe ist auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat Dezember oder für das vierte Quartal, die bis zum 10. Januar des Folgejahres abzugeben sind. Die Zahlung im Januar ist also im alten Jahr als Betriebsausgaben absetzbar. Gleiches gilt für den Fall einer Umsatzsteuererstattung, auch wenn das Finanzamt das Geld erst nach dem 10. Januar überweist (BFH-Urteil vom 1.8.2007, BStBl. 2008 II S. 282).

Beispiel: Den Beitrag für die betriebliche Haftpflichtversicherung für das Jahr 2023 überweisen Sie bereits am 27.12.22. Obwohl der Zahlungsabgang noch im Jahr 2022 erfolgte, wird der Betrag dem Jahr 2023 zugeordnet und erst bei der Gewinnermittlung 2023 mit erfasst.

Netto- oder Bruttoprinzip?

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, ist es zweckmäßig, alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben mit dem Nettowert - also ohne Umsatzsteuer - auszuweisen. Die darauf entfallende vereinnahmte und gezahlte Umsatzsteuer ist jeweils separat anzugeben. Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und für die Umsatzsteuererklärung benötigen Sie ohnehin Nettowerte.

Wer jedoch als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist, gibt seine Betriebseinnahmen mit dem Rechnungsbetrag (also ohne Umsatzsteuer) und seine Betriebsausgaben mit dem Bruttobetrag (einschließlich Umsatzsteuer) an. Gleiches gilt für Unternehmer, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze erzielen, z. B. Ärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Hebammen, Versicherungsvertreter und -makler.

Umsatzsteuerzahlungen

Umsatzsteuerzahlungen beeinflussen den Gewinn: Die vereinnahmte Umsatzsteuer aus den Ausgangsrechnungen stellt Betriebseinnahmen dar, die verauslagte Umsatzsteuer (Vorsteuer) in den Eingangsrechnungen sind Betriebsausgaben. Umsatzsteuererstattungen vom Finanzamt sind Betriebseinnahmen, Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt sind Betriebsausgaben.

Rechnungsabgrenzungen und Rückstellungen

Diese werden nicht vorgenommen, weil der Zahlungszeitpunkt maßgebend ist. Beispielsweise muss eine Versicherungsprämie, die im Laufe des Jahres bezahlt wird, nicht anteilig in das Folgejahr übernommen werden. Sie wird in voller Höhe im Jahr der Bezahlung verbucht.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Diese werden nicht ausgewiesen, weil nach dem Zu- und Abflussprinzip nur tatsächlich erfolgte Zahlungen erfasst werden.

Bestandskonten

Diese müssen nicht geführt werden. Somit gibt es auch kein Kassenkonto. Geldbestände auf Bankkonten müssen nicht mit Belegen abgestimmt werden. Es ist nicht erforderlich, vereinnahmte Barzahlungen in einem Kassenbuch aufzuzeichnen (BFH-Urteil vom 16.02.2006, X B 57/05).

Inventur

Nicht erforderlich ist am Jahresende eine Inventur, d.h. die Erfassung des Anlagevermögens und Warenbestandes, denn Sie machen ja keinen Betriebsvermögensvergleich. Damit entfällt auch das mühsame Bewerten von Lagerbeständen.

Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens

Die Anschaffungskosten der Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens, wie Waren und Verbrauchsmaterial, sind im Zeitpunkt der Bezahlung als Betriebsausgaben zu erfassen.

Eine Besonderheit gilt für bestimmte Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens, nämlich für Anteile an Kapitalgesellschaften, Wertpapiere und vergleichbare nicht verbriefte Forderungen und Rechte, Grund und Boden sowie Gebäude des Umlaufvermögens:

• Bei Anschaffung nach dem 5.5.2006 können die Anschaffungskosten dieser Wirtschaftsgüter nicht mehr sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden, sondern nun werden die Anschaffungskosten oder der an deren Stelle tretende Wert für diese Wirtschaftsgüter erst bei Veräußerung oder Entnahme als Betriebsausgaben berücksichtigt, und zwar in dem Zeitpunkt, in dem der Verkaufserlös zufließt oder der Gegenstand tatsächlich entnommen wird (§ 4 Abs. 3 Satz 4 EStG).

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden im Jahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage ins Betriebsvermögen nicht mit den vollen Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Betriebsausgaben erfasst, sondern nur über Abschreibungen - genauer: Absetzung für Abnutzung (AfA). Zu diesem Zweck werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt und der anteilige Jahresbetrag als Betriebsausgaben angesetzt.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Für geringwertige Wirtschaftsgüter, die ab dem 1.1.2018 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden, gilt folgende Neuregelung:

1. GWG mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 250 Euro (ohne USt.) können sofort als Betriebsausgaben abgesetzt oder wahlweise über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Das Wahlrecht kann für jedes Wirtschaftsgut individuell in Anspruch genommen werden (wirtschaftsgutbezogenes Wahlrecht). Eine besondere Aufzeichnungspflicht, z.B. in einem Anlagenverzeichnis, besteht nicht (§ 6 Abs. 2a Satz 4 EStG).
2. GWG mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von 250,01 Euro bis 800 Euro (ohne USt.) können im Jahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt oder wahlweise über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. In diesem Fall müssen die GWG in einem besonderen Anlagenverzeichnis aufgeführt werden, und zwar mit Tag der Anschaffung, Herstellung oder Einlage sowie mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Das Verzeichnis ist nur dann nicht erforderlich, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind. Wirtschaftsgüter bis 250 Euro müssen seit 2018 nicht mehr in einem Anlageverzeichnis aufgeführt werden (§ 6 Abs. 2 Satz 4 und 5 EStG).
3. Für GWG mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von 250,01 Euro bis 1.000 Euro (ohne USt.) kann ein Sammelposten gebildet werden, der über 5 Jahre mit jeweils 20 % gewinnmindernd aufzulösen ist (sog. Poolabschreibung). Das Wahlrecht muss einheitlich für alle Wirtschaftsgüter des Wirtschaftsjahrs mit Anschaffungskosten von mehr als 250 Euro bis 1.000 Euro ausgeübt werden (wirtschaftsjahrbezogenes Wahlrecht). Abgesehen von der buchmäßigen Erfassung des Zugangs im Sammelposten bestehen keine weiteren Dokumentationspflichten. Sie brauchen also kein Bestandsverzeichnis zu führen (§ 6 Abs. 2a Satz 1 und 4 EStG).
4. Wirtschaftsgüter über 800 Euro müssen nach den allgemeinen Regeln abgeschrieben werden. Absetzbar ist dann jedes Jahr die sog. "Absetzung für Abnutzung" (AfA). Allerdings gibt es noch die Möglichkeit, bei Kosten bis 1.000 Euro einen sog. Sammelposten zu bilden und diesen über 5 Jahre linear aufzulösen.

Investitionszuschuss für Wirtschaftsgüter

Erhalten Sie für die Anschaffung oder Herstellung bestimmter Wirtschaftsgüter öffentliche Investitionszuschüsse, haben Sie als Einnahmeüberschussrechner die Wahl: Sie können

• den Zuschuss von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsgutes abziehen, wodurch sich die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung verringert. Diese Minderung ist bereits in dem Jahr vorzunehmen, in dem der Zuschuss bewilligt wird, und nicht erst in dem Jahr, in dem der Zuschuss tatsächlich gezahlt wird (BFH-Urteil vom 29.11.2007, BStBl. 2008 II S. 561).
• den Zuschuss als Betriebseinnahmen versteuern, und zwar in dem Jahr, in dem der Zuschuss gewährt wird (BFH-Urteil vom 19.7.1995, BStBl. 1996 II S. 28).

Getrennte Bankkonten

Müssen Sie eigentlich für betriebliche und private Vorgänge getrennte Bankkonten führen? Von Gesetzes wegen sind Sie hierzu nicht verpflichtet, besser ist es aber allemal. Falls Sie allerdings nur ein gemischtes Konto unterhalten, müssen Sie durch entsprechende Aufzeichnungen dafür sorgen, dass die Herkunft der auf diesem Konto eingehenden Geldbeträge geklärt werden kann (BFH-Urteil vom 12.6.2003, XI B 8/03).

(2023): Wie funktioniert die Einnahmenüberschussrechnung?

Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?

Als Grundlage für die Einnahmenüberschussrechnung dienen einfache Aufzeichnungen, die alle im Laufe des Jahres zugeflossenen Einnahmen und alle abgeflossenen Ausgaben erfassen. Nach dem sog. "Zufluss-Abfluss-Prinzip" sind die Betriebseinnahmen in dem Wirtschaftsjahr anzusetzen, in dem sie eingegangen sind, und die Betriebsausgaben in dem Wirtschaftsjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind.

Nun genügt es nicht, einen einzigen Posten "Betriebseinnahmen" und "Betriebsausgaben" zu bilden. Vielmehr sollten Sie bei größerem Geschäftsumfang diese Posten aufgliedern, am besten entsprechend der Gliederung im Steuerformular "Anlage EÜR".

Aufzeichnung der Einnahmen

Auch als Einnahmeüberschuss-Rechner sind Sie verpflichtet, für umsatzsteuerliche Zwecke Ihre Einnahmen einzeln aufzuzeichnen (§ 22 Abs. 2 UStG; BFH-Urteil vom 26.2.2004, BStBl. 2004 II S. 599). Danach müssen Sie auflisten

• umsatzsteuerpflichtige Einnahmen mit Nettobeträgen und zugehöriger Umsatzsteuer, getrennt nach Steuersätzen (7 %, 19 %),
• umsatzsteuerfreie Einnahmen.

Gesonderte Aufzeichnungen von Betriebsausgaben

Bestimmte Betriebsausgaben müssen Sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen, denn nur dann sind sie im gesetzlich vorgesehenen Umfang absetzbar (§ 4 Abs. 7 EStG). Und zwar

• Bewirtungskosten zu 70 %,
• Geschenke bis 35 Euro pro Jahr und Geschäftsfreund,
• Kosten des häuslichen Arbeitszimmers (nur wenn Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit),
• Entnahmen und Einlagen, sofern Sie Zinsaufwendungen über den Sockelbetrag von 2.050 Euro hinaus als Betriebsausgaben abziehen wollen.

Anlagenverzeichnis

In einem Anlagenverzeichnis müssen Sie fortlaufend folgende Wirtschaftsgüter mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten sowie dem Datum ihrer Anschaffung, Herstellung oder Einlage aufnehmen (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG):

• nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, wie Grund und Boden, Beteiligungen, andere Finanzanlagen, nicht abnutzbare immaterielle Wirtschaftsgüter.
• abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 5.5.2006 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden. Dies betrifft Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von mehr als 1 000 EUR netto (bei Anschaffung ab 1.1.2008).
• bestimmte Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens, die nach dem 5.5.2006 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden. Dies betrifft Anteile an Kapitalgesellschaften, Wertpapiere und vergleichbare nicht verbriefte Forderungen und Rechte, Grund und Boden sowie Gebäude des Umlaufvermögens.

Hinweis: In diesem Anlagenverzeichnis müssen für abnutzbare Anlagegüter (z. B. Betriebs-Pkw, PC, Büromöbel usw.) außerdem die Buchwerte zu Beginn und am Ende des Geschäftsjahres sowie die entsprechenden AfA-Beträge und ggf. die Sonderabschreibung nach § 7g EStG eingetragen werden.

Ein weiteres besonderes Bestandsverzeichnis ist erforderlich für geringwertige Wirtschaftsgüter. Jene, die im Zeitraum 2010 bis 2018 angeschafft oder hergestellt wurden, müssen

• bis 250 Euro netto (bis 2017: 150 Euro) nicht mehr erfasst werden (werden sofort abgeschrieben) und
• von 250,01 Euro (bis 2017: 150,01 Euro) bis 1.000 Euro netto auf einem besonderen Konto erfasst und als Sammelposten über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Entnahmen und Einlagen

Diese müssen Sie dann gesondert aufzeichnen, wenn bei Ihnen "übrige Schuldzinsen" für betriebliche Darlehen angefallen sind. Andernfalls wird der Schuldzinsenabzug begrenzt auf die Zinsen zur Finanzierung von Anlagegütern sowie auf weitere Zinsen bis lediglich 2.050 Euro (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Investitionsabzugsbetrag

Besondere Aufzeichnungen sind erforderlich, wenn Sie einen Investitionsabzugsbetrag abziehen wollen. Dies ist möglich, wenn der Gewinn - ohne Investitionsabzugsbetrag - nicht höher ist als 200.000 Euro.

Häusliches Arbeitszimmer

Für Selbstständige, die ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, gelten spezielle Aufzeichnungspflichten gemäß § 4 Abs. 7 EStG. Diese Pflichten betreffen die Erfassung der Kosten, die auf das Arbeitszimmer entfallen. Es ist jedoch akzeptabel, diese Kosten anhand von Schätzungen zu ermitteln und sie dann nach Abschluss des Wirtschafts- oder Kalenderjahres anhand der Jahresabrechnung des Kreditinstituts zu dokumentieren. Dies gilt auch für verbrauchsabhängige Ausgaben wie Wasser- und Energiekosten.

In Bezug auf die Abschreibungsbeträge genügt es, diese einmal im Jahr zeitnah nach dem Ende des jeweiligen Kalender- oder Wirtschaftsjahres zu erfassen. Für den Abzug einer Jahrespauschale gelten die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht.

Einnahmeüberschuss-Rechner unterliegen zwar eigentlich keinen besonderen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten. ABER: Eine Aufzeichnungspflicht kann sich nach dem Umsatzsteuergesetz oder den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)" ergeben. Unternehmer sind danach gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Informationen dürfen keinesfalls verlorengehen, so dass eine geordnete Ablage von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie eine systematische Erfassung der Zahlung erforderlich ist. Üblicherweise geschieht dies insbesondere durch die laufende Nummerierung und Kontierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Aufzeichnungen. Nachträgliche Änderungen im Rechnungswesen wie Stornierungen oder Korrekturen müssen klar dokumentiert werden. Von daher: Verzichten Sie auch als Einnahmenüberschuss-Rechner nicht auf laufende Aufzeichnungen. 

Wichtig: Als Unternehmer müssen Sie alle Dokumente, also auch die MS-Office-Dokumente, PDF-Dateien und E-Mails, revisionssicher abspeichern. Das heißt: Nachträgliche Änderungen an den elektronischen Dokumenten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden bzw. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein. Speichern Sie elektronische Dokumente daher in einem Dokumentenmanagementsystem ab.

(2023): Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?

Welche Besonderheiten bestehen bezüglich der Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist jeweils bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes selbst zu berechnen, elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln und auch zur Zahlung fällig. Für den Monat Dezember oder - bei Quartalszahlern - für das vierte Quartal ist die Zahlung also bis zum 10. Januar des Folgejahres zu leisten (§ 18 Abs. 1 UStG).

Die Frage ist, welchem Jahr diese Zahlung umsatzsteuerlich und ertragsteuerlich zuzuordnen ist.

• Umsatzsteuer: Zur Berechnung der Umsatzsteuerschuld ist die Zahlung für den Monat Dezember bzw. für das vierte Quartal in der Jahres-Umsatzsteuererklärung dem alten Jahr zuzurechnen (§ 18 Abs. 1 UStG).
• Einkommensteuer: In der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung wird die Umsatzsteuervorauszahlung für den Monat Dezember bzw. für das vierte Quartal als Betriebsausgaben des alten Jahres behandelt. Dies gilt aber nur dann, wenn die Zahlung bis zum 10. Januar des neuen Jahres erfolgt ist. Denn die USt-Zahlung stellt eine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe dar, die bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen nach Beendigung des Kalenderjahres dem Jahr zugerechnet wird, zu dem sie wirtschaftlich gehört. Also ist bei Einnahmen-Überschussrechnern die Zahlung im Januar noch im alten Jahr als Betriebsausgaben absetzbar (BMF-Schreiben vom 10.11.2008, BStBl. 2008 I S. 958; BFH-Urteil vom 1.8.2007, BStBl. 2008 II S. 282).

Was gilt, wenn der 10. Januar ein Samstag oder ein Sonntag ist, wie im Januar 2021?

• Umsatzsteuer: Hier verschiebt sich die Fälligkeit der Umsatzsteuervorauszahlung auf den nächsten Werktag - und das ist für die Zahlung Dezember 2015 der 11. Januar 2016, für die Zahlung Dezember 2020 ist es der 11. Januar 2021 (§ 108 Abs. 3 AO).
• Einkommensteuer: Bezüglich der Einkommensteuer ist der Fiskus sehr streng: Wenn die Umsatzsteuervorauszahlung erst nach dem 10.1.2016 erfolgt, kann sie bei Einnahmen-Überschussrechnern als Betriebsausgabe nicht mehr in der Jahresrechnung 2015 berücksichtigt werden, sondern darf erst in der Jahresrechnung 2016 erfasst werden. Die Zahlung nach dem 10. Januar ist jetzt keine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe mehr (OFD Nordrhein-Westfalen vom 7.3.2014, Kurzinfo ESt 9/2014; bestätigt mit BFH-Urteil vom 11.11.2014, VIII R 34/12).
• Verschärfend ist die Finanzverwaltung der Meinung, dass nicht nur die Zahlung erfolgt, sondern auch die Fälligkeit bis zum 10. Januar eingetreten sein müsse. Und das sei im Januar 2015 und im Januar 2016 eben nicht der Fall, weil die Fälligkeit gemäß § 18 Abs. 3 UStG auf den nächsten Werktag verlängert werde - und damit außerhalb des 10-Tages-Zeitraums liege. Das heißt: Auch termingerechte Zahlungen vor dem 10.1.2016 würden den Betriebsausgabenabzug im Jahre 2015 generell unmöglich machen.

Aktuell hat der Bundesfinanzhof dem Fiskus eine schallende Ohrfeige verpasst: Umsatzsteuervorauszahlungen, die innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf des Kalenderjahres gezahlt werden, sind auch dann im Vorjahr steuerlich abziehbar, wenn der 10. Januar des Folgejahres auf einen Sonnabend oder Sonntag fällt. Auf die verlängerte "Fälligkeitsfrist" am folgenden Werktag kommt es bei der Einkommensteuer nicht an (BFH-Urteil vom 27.6.2018, X R 44/16).

Auch wenn der Fiskus fordert, dass die Umsatzsteuervorauszahlung innerhalb des Zehn-Tages-Zeitraums "fällig" sein müsse, sei diese Voraussetzung erfüllt. Denn bei der Ermittlung der Fälligkeit sei allein auf die gesetzliche Frist des § 18 Abs. 1 Satz 4 UStG abzustellen, nicht hingegen auf eine mögliche Verlängerung der Frist gemäß § 108 Abs. 3 AO. Diese Verlängerung sei im Zusammenhang mit § 11 Abs. 2 EStG bei der Einkommensteuer nicht anwendbar, da es sich lediglich um eine Zufluss- und Abflussfiktion handele.

Der Bundesfinanzhof hat in zwei Fällen klargestellt, dass die Zehn-Tage-Regelung zusätzlich erfordert, dass eine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe nicht nur kurz nach dem Ende des Kalenderjahres ihrer wirtschaftlichen Zugehörigkeit bezahlt wird, sondern auch innerhalb eines kurzen Zeitraums um den Jahreswechsel fällig sein muss (BFH-Urteil vom 16.2.2022, X R 2/21; BFH Urteil vom 21.6.2022, VIII R 25/20).

Fall 1: Ein Steuerpflichtiger zahlte die Umsatzsteuer für die Monate Mai bis Juli 2017 erst am 9. Januar 2018, beanspruchte jedoch den Abzug als Betriebsausgabe für das Jahr 2017. Das Finanzamt lehnte dies ab, da die Umsatzsteuer nicht rund um den Jahreswechsel 2017/2018 fällig war. Der BFH stimmte dem Finanzamt zu, und die Ausgabe wurde dem Jahr 2018 zugeordnet.

Fall 2: Eine Klägerin zahlte am 10. Januar 2018 die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für den Voranmeldungszeitraum Dezember 2017. Diese war jedoch aufgrund einer Dauerfristverlängerung erst am 10. Februar 2018 fällig. Auch hier lehnte das Finanzamt den Abzug für das Jahr 2017 ab, und der BFH stimmte zu. Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für den Voranmeldungszeitraum des Dezembers des Vorjahres, die zwar innerhalb des Zehn-Tage-Zeitraums gezahlt wurde, aber aufgrund einer Dauerfristverlängerung erst danach fällig war, ist bei Einnahmen-Überschussrechnern erst im Jahr des Abflusses als Betriebsausgabe anzuerkennen.

Achtung: Die Regelung ist extrem kompliziert und hält zahlreiche Besonderheiten parat, etwa bei einem Lastschrifteinzug. Fragen Sie ggf. bei Ihrem Finanzamt nach, wann die Umsatzsteuervorauszahlung zu erfassen ist.

(2023): Welche Besonderheiten bestehen bezüglich der Umsatzsteuer-Voranmeldung?