Zuschlagsbesteuerung auch bei Nichtnutzung des Firmenwagen

Steht Arbeitnehmern ein Firmenwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, müssen sie für die Privatnutzung monatlich 1 % des Listenpreises als geldwerten Vorteil versteuern, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird. Zusätzlich wird für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Zuschlagswert von monatlich 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer (Zuschlagsbesteuerung) hinzugerechnet (§ 8 Abs. 2 Satz 3 EStG).

Der Zuschlagswert muss auch dann versteuert werden, wenn der Firmenwagen tatsächlich nur gelegentlich oder gar nicht für die Fahrten zur Arbeit genutzt wird. Ein durch Urlaub oder Krankheit bedingter Nutzungsausfall ist im pauschalen Nutzungswert mit berücksichtigt. Aber nach bisheriger Regelung entfällt die Zuschlagsbesteuerung jedoch, wenn Sie in Elternzeit oder in der Freistellungsphase der Altersteilzeit sind oder aus dem Unternehmen ausgeschieden sind oder wenn Ihnen der Firmenwagen für einen vollen Kalendermonat überhaupt nicht zur Verfügung steht, zum Beispiel wegen Führerscheinentzug, Auslandsaufenthalt, Unfall (BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. 2009 I S. 1326, Tz. 15).

Aktuell bestimmt ein neuer Erlass des Bundesfinanzministeriums, dass die Zuschlagsbesteuerung von 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer auch dann für die (vollen) Kalendermonate greift, in denen das Fahrzeug tatsächlich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird.

Der pauschale Nutzungswert ist auch dann anzusetzen, wenn aufgrund arbeitsvertraglicher Vereinbarung oder anderer Umstände Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nicht arbeitstäglich anfallen, zum Beispiel aufgrund Teilzeitvereinbarung, Homeoffice, Dienstreisen, Kurzarbeit, Auslandsaufenthalt (BMF-Schreiben vom 3.3.2022, IV C 5-S 2334/21/10004, Tz. 12).

ABER: Arbeitnehmer können den Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vermeiden, wenn sie ihr Fahrzeug tatsächlich weniger als 15 Tage pro Monat genutzt haben. Sie können dann stattdessen eine Einzelbewertung der Fahrten vornehmen, und zwar mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt zur Tätigkeitsstätte (der Wert von 0,002 % ergibt sich, wenn man die 0,03 % durch die angenommenen 15 Tage dividiert).

In Coronazeiten ist diese Einzelbewertung wichtiger denn je, denn viele Arbeitnehmer können ihr Fahrzeug de facto gar nicht für die Fahrten zum Betrieb nutzen, da sie von zuhause aus arbeiten (müssen). Wer die Einzelbewertung nutzen und eine Minderung der Lohnversteuerung erreichen will, sollte Folgendes beachten:

• Der Arbeitnehmer hat gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich fahrzeugbezogen schriftlich zu erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er das betriebliche Kraftfahrzeug tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat; die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus.
• Es sind keine Angaben erforderlich, wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur ersten Tätigkeitsstätte gelangt ist.
• Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer das betriebliche Kraftfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mehrmals benutzt, sind für Zwecke der Einzelbewertung nur einmal zu erfassen.
• Diese Erklärungen des Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. Es ist aus Vereinfachungsgründen nicht zu beanstanden, wenn für den Lohnsteuerabzug jeweils die Erklärung des Vormonats zugrunde gelegt wird.
• Besonders wichtig: Die Methode darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt Die Einzelbewertung muss im ganzen Jahr durchgeführt werden.

Die Einzelaufzeichnung macht etwas Arbeit. Und so versuchen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gerade in Coronazeiten immer wieder, eine solche taggenaue Aufzeichnung zu umgehen, indem sie formlose Schreiben nach dem Motto aufsetzen: „Herr Steuerle befindet sich im Jahre 2022 ganzjährig im Homeoffice und kann seinen Dienstwagen daher nicht für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit nutzen.“

Doch die Betroffenen sollten sich darauf einrichten, dass die Finanzverwaltung ein solches Schreiben allein nicht anerkennen wird, sondern auf der taggenauen Aufzeichnung beharren wird.