Viele Arbeitnehmer nutzen für die Fahrten zur Arbeit und auch gelegentlich bei Auswärtstätigkeiten das Fahrrad. Die Frage ist, was Sie in diesem Fall steuerlich als Werbungskosten absetzen können.
1. Fahrten mit dem Fahrrad zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte können mit der Entfernungspauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer als Werbungskosten abgesetzt werden. Dabei spielt die Art des Verkehrsmittels keine Rolle, sodass auch das Fahrrad begünstigt ist.
2. Fahrten zu einem gleichbleibenden Sammelpunkt
Manche Arbeitnehmer haben keine „erste Tätigkeitsstätte“, sondern müssen sich auf Weisung ihres Arbeitgebers dauerhaft an einem gleichbleibenden Treffpunkt (Sammelpunkt) einfinden und von dort aus ihre Arbeit aufnehmen oder unterschiedliche Arbeitsorte aufsuchen.
Solche Treffpunkte sind beispielsweise das Fahrzeugdepot bei Berufskraftfahrern, Straßenbahnführern, Taxifahrern, Lokomotivführern, Zugbegleitern usw., die ihr Fahrzeug stets am gleichen Ort übernehmen. Dies können auch Sammelpunkte sein, um von dort mit einem Fahrzeug des Arbeitgebers zu den jeweiligen Einsatzstellen weiterzufahren, z. B. Parkplatz, Treffpunkt am Firmensitz zur Weiterfahrt zu Baustellen.
Sie können seit 2014 die Fahrten mit dem Fahrrad zum gleichbleibenden Treffpunkt mit der Entfernungspauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer absetzen, bis 2013 war hierfür lediglich die Dienstreisepauschale von 5 Cent je Fahrtkilometer absetzbar. Gleichwohl können auch seit 2014 Verpflegungspauschbeträge bei einer Abwesenheit ab 8 Stunden geltend gemacht werden.
3. Fahrten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten
Werden Dienstreisen oder Auswärtstermine mit dem Fahrrad absolviert, kann seit 2014 keine Pauschale mehr abgesetzt werden, weil es eine Pauschale von 20 Cent nur noch für motorgetriebene Fahrzeuge gibt, also für Moped, Mofa oder S-Pedelec (mehr als 25 km/h).
Bis 2013 waren immerhin 5 Cent je Fahrtkilometer absetzbar. Doch absetzbar sind unverändert die tatsächlich entstandenen Aufwendungen, z. B. die Anschaffungskosten, verteilt über die Nutzungsdauer, entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil. Aber diese Ermittlung ist doch recht mühsam.
Werden Dienstfahrten mit einem Elektrofahrrad unternommen, ist zu unterscheiden, ob das Fahrrad verkehrsrechtlich als Fahrrad (Pedelec) oder als Kraftfahrzeug (S-Pedelec, E-Bike) einzustufen ist. Letzteres sind Elektro-Fahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt. In diesem Fall können Sie die Dienstreisepauschale von 20 Cent je Fahrtkilometer absetzen.
4. Fahrten mit einem Firmenfahrrad (das zusätzlich zum Gehalt überlassen wird)
Immer mehr Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Fahrräder und Elektrofahrräder zur Verfügung, mit denen sie zur Arbeit fahren und die sie auch privat nutzen können (Firmenfahrräder). Seit dem 1.1.2019 ist der private Nutzungswert aus der Überlassung eines Firmenfahrrads für den Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei.
Voraussetzung ist, dass das Fahrrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird, z. B. anstelle einer Gehaltserhöhung, aber nicht durch Gehaltsumwandlung (§ 3 Nr. 37 EStG 2019). Diese Steuerbefreiung ist zunächst befristet bis zum 31.12.2021 (§ 52 Abs. 4 Satz 7 EStG 2019).
Obwohl der Arbeitgeber Ihnen das Fahrrad steuerfrei überlassen kann, können Sie dennoch in Ihrer Steuererklärung die Fahrten zur Arbeit mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen und brauchen den Vorteil nicht darauf anzurechnen. Das Abzugsverbot gemäß § 3c Abs. 1 EStG gilt hier ausnahmsweise nicht (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 Satz 7 EStG 2019). Die Anrechnungsbeträge wären relativ gering, und eine Anrechnung dieser Leistungen auf die Entfernungspauschale wäre administrativ kaum möglich.
Achtung: Die Steuerbefreiung gilt für „normale“ Fahrräder und für Elektrofahrräder. Ist ein Elektrofahrrad jedoch verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen (z.B. Elektrofahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt), gelten für die Bewertung des geldwerten Vorteils weiterhin die Regeln der Dienstwagenbesteuerung. Dies gilt für S-Pedelecs (Speed-Pedelecs) und E-Bikes.
Damit greift bei Anschaffung im Zeitraum 2019 bis 2021 auch die neue Halbierung der Bemessungsgrundlage für Elektrofahrzeuge. Das heißt: Bei Anwendung der 1%-Pauschalmethode ist der Listenpreis nur zur Hälfte anzusetzen, und für die Fahrten zur Arbeit ist ein Zuschlag von 0,03 % des halben Listenpreises hinzuzurechnen. Bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode sind die Anschaffungskosten oder vergleichbare Aufwendungen nur zur Hälfte zu berücksichtigen.
5. Fahrten mit einem Firmenfahrrad (das im Wege einer Gehaltsumwandlung überlassen wird)
Nicht immer möchte der Arbeitgeber die Kosten für das Fahrrad übernehmen. Viele Arbeitnehmer vereinbaren mit dem Arbeitgeber, dass sie für die Überlassung eines Fahrrades die Leasingrate übernehmen und dafür das Bruttogehalt entsprechend herabgesetzt wird. Bei dieser sog. Gehaltsumwandlung wird ein Teil des Bruttogehalts in den Sachbezug „Fahrrad“ umgewandelt. Dafür ist ein geldwerter Vorteil zu versteuern. Eine Gehaltsumwandlung aus dem Bruttogehalt wird steuerlich nur dann anerkannt, wenn der Arbeitsvertrag entsprechend geändert wird.
Ohne Vertragsänderung handelt es sich um eine steuerlich irrelevante Zuzahlung aus dem Barlohn. Als geldwerter Vorteil steuerpflichtig ist monatlich 1 % des Listenpreises. Dies ist die sog. 1%-Durchschnittsmethode (gemäß § 8 Abs. 2 Satz 10 EStG). Dieser Betrag ist ebenfalls sozialversicherungspflichtig, sofern das Gehalt die Beitragsbemessungsgrenze nicht übersteigt. Bei einer Überlassung ab dem 1.1.2019 bis zum 31.12.2021 wird der Listenpreis nur zur Hälfte angesetzt.