Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. Auch wenn Übergangsregelungen bis 2028 gelten, sollten sich Unternehmer frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) bietet in seinen FAQs zur E-Rechnung wichtige Informationen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein Dokument, das speziell für die elektronische Verarbeitung erstellt wurde. Sie muss den Anforderungen der Norm EN 16931 entsprechen und bestimmte Daten in maschinenlesbarer Form enthalten.
Wesentliche Punkte aus den BMF-FAQs
1. Änderungen zu elektronischen Rechnungen
Seit 2025 müssen elektronische Rechnungen in den meisten Fällen für innerdeutsche B2B-Umsätze ausgestellt werden. Papier- oder reine PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus.
2. Definition: Inländisches Unternehmen
Die Regelungen gelten für Unternehmen, deren Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland liegt.
3. Ausnahmen von der Pflicht
Nicht alle Umsätze unterliegen der E-Rechnungspflicht, z. B.:
- Umsätze an Privatpersonen (B2C).
- Unternehmen, die von der Kleinunternehmerregelung profitieren.
4. Gilt die Regelung auch für Vereine?
Ja, wenn der Verein unternehmerisch tätig ist und Umsätze im Sinne des Umsatzsteuergesetzes tätigt.
5. Zulässige Formate
Die E-Rechnung muss in einem maschinenlesbaren Format vorliegen, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD (Profil EN 16931).
6. Übermittlung und Empfang
Rechnungen können über verschiedene Kanäle übermittelt werden:
- Per E-Mail
- Über spezielle Plattformen oder Portale
E-Rechnung für Barkäufe
Ein Punkt, der für viele Unternehmer neu ist: Auch bei Barkäufen gelten die Anforderungen an eine E-Rechnung, wenn:
- Der Betrag über 250 Euro liegt,
- Der Verkäufer keinen Gebrauch von Übergangsregelungen macht.
Praxislösung:
- Vor Ort kann ein Kassenbeleg ausgestellt werden.
- Dieser wird später durch eine E-Rechnung berichtigt, die dem Käufer per E-Mail zugeschickt wird.
Übergangsregelungen bis 2028
Für die Jahre 2025 bis 2028 gibt es Übergangsregelungen, die den Wechsel zur E-Rechnung erleichtern sollen. Details dazu sind in den FAQs des BMF geregelt.
Aufbewahrung und Einreichung
- Aufbewahrung:
E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. - Einreichung beim Finanzamt:
Unternehmen können E-Rechnungen im Rahmen von Steuerprüfungen elektronisch einreichen.
Fazit: Frühzeitig auf E-Rechnung umstellen
Die Einführung der E-Rechnung ist ein zentraler Schritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Unternehmer sollten rechtzeitig prüfen, ob ihre Systeme den Anforderungen entsprechen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Die BMF-FAQs bieten hilfreiche Antworten auf viele praktische Fragen.