Für beruflich oder betrieblich veranlasste Auslandsreisen und für eine doppelte Haushaltsführung im Ausland gibt das Bundesfinanzministerium jedes Jahr länderspezifische Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge bekannt.
- Die Verpflegungspauschbeträge kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten absetzen oder der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Es ist nicht möglich, die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten geltend zu machen.
- Als Übernachtungskosten abziehbar sind hingegen nur die tatsächlichen und nachgewiesenen Aufwendungen für Übernachtungen im Ausland und nicht die Pauschbeträge. Gleichwohl darf der Arbeitgeber die Pauschbeträge steuerfrei erstatten.
- Für jede Übernachtung in Deutschland darf der Arbeitgeber die nachgewiesenen Übernachtungskosten oder ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 EUR steuerfrei erstatten.
- Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Hierzu zählen zum Beispiel Kosten für die Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen (z.B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe, Fremdenverkehrsabgabe, bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen).
Aktuell hat das Bundesfinanzministerium für das Jahr 2021 wieder für eine Reihe von Staaten geänderte Reisekostensätze bekannt gegeben, die Sie in dem Beitrag „Auslandsreisen: Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge 2021“ finden (BMF-Schreiben vom 3.12.2020, IV C 5-S 2353/19/10010-002).
Die steuerfreie Zahlung des Übernachtungspauschbetrages durch den Arbeitgeber ist auch dann zulässig, wenn Ihnen tatsächlich geringere oder gar keine Übernachtungskosten entstanden sind, z.B. im Fall der Übernachtung bei Freunden. Sind hingegen die tatsächlichen Übernachtungskosten höher, können Sie den Differenzbetrag als Werbungskosten absetzen. Der Vollständigkeit halber sei darauf hingewiesen, dass Berufskraftfahrer seit 2020 eine Übernachtungspauschale in Höhe von 8 EUR pro Kalendertag als Werbungskosten absetzen dürfen.