Digitale Arbeit vom Homeoffice aus mag früher noch der Ausnahmefall gewesen sein – heute ist die berufliche Internetnutzung zu Hause fast schon die Regel. Der Zugriff auf das Intranet des Arbeitgebers per Fernverbindung ist genauso an der Tagesordnung wie Videokonferenzen. Manch Arbeitgeber ist daher bereit, seinen Mitarbeitern die Internetkosten zu erstatten. Doch wie viel darf er zahlen, ohne dass die Arbeitnehmer dafür mit Lohnsteuern und Sozialabgaben belastet werden?
Die Lösung findet sich in R 40.2 Abs. 5 der Lohnsteuer-Richtlinien, in dem es unter anderem heißt: Hat der Arbeitnehmer einen Internetzugang, können die Barzuschüsse des Arbeitgebers für die Internetnutzung des Arbeitnehmers pauschal lohnversteuert werden. Zu den Aufwendungen für die Internetnutzung in diesem Sinne gehören sowohl die laufenden Kosten (z.B. Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate), als auch die Kosten der Einrichtung des Internetzugangs.
Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung (Gebühren) pauschal versteuern, soweit dieser 50 Euro im Monat nicht übersteigt. Der Arbeitgeber muss diese Erklärung als Beleg zum Lohnkonto aufbewahren. Der Pauschalsteuersatz beträgt 25 Prozent. Er kommt aber nur in Betracht, wenn der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird. Gehaltsumwandlungen sind also tabu.
Aber Vorsicht: Zwar muss der Arbeitnehmer lediglich erklären, dass er einen Internetzugang hat und dass ihm dafür im Kalenderjahr durchschnittlich Aufwendungen in der erklärten Höhe, also maximal 50 Euro, entstehen. Im Einzelfall werden die Finanzämter aber prüfen, ob den Arbeitnehmern tatsächlich entsprechende Kosten entstanden sind. Und aufgrund der heutigen Flatrates ist der Nachweis nicht immer leicht zu führen. Um es deutlich zu sagen: 50 Euro sind der Maximalbetrag und kein Pauschbetrag.
Alternativ hilft R 3.50 Abs. 2 LStR weiter: „Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich steuerfrei ersetzt werden. Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.“
Dass in Coronazeiten „erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen“ anfallen, dürfte bei der Heimarbeit außer Frage stehen.