Wollen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern den wohlverdienten Urlaub finanziell etwas versüßen, können sie ihnen eine sog. Erholungsbeihilfe gewähren, also Zuschüsse zu den Urlaubskosten. Grundsätzlich gehören derartige Zuschüsse zu Erholungsreisen oder für einen Aufenthalt in einem Erholungsheim zum steuerpflichtigen Arbeitslohn (BFH-Urteil vom 13.8.1975, BStBl. 1975 II S. 749).
Doch erfreulicherweise gibt es hierzu eine Steuervergünstigung:
Erholungsbeihilfen sind bis zu bestimmten Grenzen für den Arbeitnehmer steuerfrei, und der Arbeitgeber braucht lediglich eine Pauschalsteuer von 25 % zahlen. Beide Parteien sparen die Sozialabgaben.
Derart begünstigt sind Zuschüsse bis zu einem Betrag von 156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für den Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind (§ 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG).
Unerheblich für die Anwendung der Lohnsteuerpauschalierung ist, ob mit dem Zuschuss der Strandurlaub am Meer, die Wandertour in den Bergen oder der Besuch im Freizeitpark finanziert wird. Wichtig ist nur, dass der Arbeitnehmer die Beihilfe tatsächlich für Erholungszwecke nutzt und die Zahlung in einem zeitlichen Zusammenhang zum Urlaub (maximal drei Monate davor oder danach) gezahlt wird.
- Die Erholungsbeihilfe muss zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden, sodass normaler Arbeitslohn nicht in eine Erholungsbeihilfe umgewandelt werden darf. Allerdings ist es zulässig, Urlaubsgeld, auf das der Arbeitnehmer keinen Rechtsanspruch hat, in eine begünstigte Beihilfe umzuwandeln.
- Wird die Erholungsbeihilfe an den Arbeitnehmer bar ausgezahlt (oder überwiesen), muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Beihilfe zu Erholungszwecken verwendet wird. Dazu reicht es in der Regel aus, wenn die Beihilfe in zeitlichem Zusammenhang mit einem Urlaub des Mitarbeiters gewährt wird. Dabei ist es gleichgültig, ob der Urlaub zu Hause verbracht oder eine Urlaubsreise unternommen wird.
- Ein zeitlicher Zusammenhang ist gegeben, wenn die Leistung im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird. Dabei genügt es, wenn der Urlaub innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe angetreten wird.
- In den Fällen, in denen der zeitliche Zusammenhang nicht gegeben ist, bedarf es zumindest einer schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers über die zweckentsprechende Verwendung der Beihilfe. Im Hinblick darauf, dass der Urlaub für die Pauschalisierung unschädlich ebenso zu Hause verbracht werden kann, ist die Aufbewahrung von Belegen durch den Arbeitnehmer nicht erforderlich.
Dient die Erholung der Ausheilung einer Krankheit, ist die Erholungsbeihilfe als Unterstützung im Krankheits- oder Unglücksfall zu werten und damit bis zu 600 Euro steuerfrei (R 3.11 Abs. 2 LStR).