Aufbewahrungsfristen von Steuerunterlagen und Tipps zur Aktenvernichtung

Steuerlich relevante Unterlagen dürfen nach Abgabe von Steuererklärungen nicht direkt im Papierkorb landen. Stattdessen schreibt der Gesetzgeber über die Aufbewahrungspflicht klar vor, welche Dokumente aufzubewahren sind und über welchen Zeitraum. Lesen Sie hier, worauf Privatpersonen und Unternehmen achten müssen.

Auch Privatpersonen sollten Akten aufbewahren

Gesetzliche Grundlagen für die Aufbewahrungspflicht ergeben sich durch die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Umsatzsteuergesetz (UStG). Privatpersonen unterliegen in der Regel keinen Aufbewahrungspflichten. Da Ausnahmen allerdings die Regel bestätigen und die Aufbewahrung gewisser Dokumente aus Sicht der Steuerpflichtigen durchaus sinnvoll ist, sollte zumindest Folgendes nicht leichtfertig vernichtet werden:

• Steuerbescheide
• Kontoauszüge
• Einkommensnachweise
• Rechnungen
• Urkunden

Steuerbescheide und Einkommensnachweise sind für diverse Anträge erforderlich wie beispielsweise für BAföG oder Elterngeld, weshalb es sich lohnt diese zu archivieren. Außergewöhnliche Belastungen oder Werbungskosten, die bei der Einkommenssteuererklärung steuerlich geltend gemacht werden, müssen sich über Belege nachweisen lassen. Kontoauszüge sind deshalb mindestens vier Jahre aufzubewahren beziehungsweise zu speichern. Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt immer dann, wenn das Jahreseinkommen mehr als 500.000 Euro beträgt.

Rechnungen können erforderlich sein, wenn Leistungen vom Staat im Rahmen von Haus- und Grundbesitz bezogen werden. Für Finanzämter entscheidend, sind zum Beispiel Architekten-, Renovierungs- und Bauleistungsrechnungen. Die Aufbewahrung über fünf Jahre ist empfehlenswert. Eigenheimbesitzer unterliegen sogar einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht hinsichtlich sämtlicher Rechnungen über handwerkliche Arbeiten für Haus und Grundstück.

Unbefristet aufzubewahren:

• Urkunden über Ausbildung & Studium
• Studiennachweis
• Arbeitsverträge
• Kündigungen
• Sozialversicherungsschein
• Arbeitsunfähigkeits- und Arbeitslosigkeitsnachweise
• Heiratsurkunden
• Geburtsurkunden
• Sterbeurkunden
• Zeugnisse
• Scheidungsurteile
• Ausweisdokumente
• Ärztliche Gutachten
• Belege über Wohneigentum

Die Aufbewahrungspflichten von Gewerbetreibenden

Die Pflichten zur Aufbewahrung von Steuerunterlagen für Gewerbetreibende und Freiberufler ergeben sich aus der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht von Geschäftsvorgängen. Die Aufbewahrungsfristen betragen:

• 10 Jahre: Gilt z. B. für Zolldokumente, Jahresabschlüsse, Inventarunterlagen, Eröffnungsbilanzen, Rechnungen, Handelsbücher, Lageberichte, Einzelabschlüsse, Konzernabschlüsse und Kontoauszüge.
• 6 Jahre: versandte und empfangene „Handelsbriefe“ (Schriftstück zu Vorbereitung, Durchführung, Abschluss oder Rückgängigmachen von Handelsgeschäften), Kopien, Durchschriften, Geschäftspapiere und alle anderen Dokumente, die steuerlich beziehungsweise kaufmännisch bedeutend sind.

Die Fristen beginnen, wenn das betroffene Kalenderjahr abläuft. Die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung vom Juni 2019 beginnt somit erst mit Ablauf des 31. Dezembers. Ist die Steuerschuld eines Selbstständigen noch nicht geklärt, verlängern sich die jeweils geltenden Fristen. Gleiches trifft auf Verfahren zu, die sich in der Schwebe befinden sowie vorläufige Steuerfestsetzungen, Ermittlungen durch Steuerbehörden oder Außenprüfungen. Fristverlängerungen sind beispielsweise ebenso rechtens, wenn der Betrieb von laufenden Ermittlungen nur indirekt betroffen ist. Wird ein Geschäftspartner überprüft, dürfen damit verbundene Steuerunterlagen keinesfalls vernichtet werden.

 

Achtung Aktenvernichtung: Die Sicherheitsstufe muss stimmen!

Sind die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Dokumente abgelaufen, sind diese sicher und zuverlässig zu vernichten. Das beugt Datenmissbrauch vor und schafft Platz. Um die Aktenvernichtung nicht auslagern zu müssen und damit Kosten zu sparen, braucht es leistungsstarke Aktenvernichter. Bei der Anschaffung derartiger Gerätschaften ist die Sicherheitsstufe ein elementares Kriterium. Sie hängt von der Zerkleinerungsstufe ab und ist in Deutschland genormt.

 

Zerkleinerungsstufen machen den Unterschied

Der einfache Streifenschnitt ist aufgrund der Tatsache, dass sich die Einzelteile mit etwas Geduld wieder zusammensetzen lassen, nicht besonders sicher. Wer sensible Daten vernichten möchte, sollte sich für einen Schredder entscheiden, der den Kreuzschnitt anwendet. „Dieser zerteilt das Formular sowohl horizontal als auch vertikal und schließt damit ein erneutes Zusammenpuzzeln so gut wie aus“, heißt es unter aktenvernichter.org, einem Kaufratgeber rundum Schredder, der individuelle Eigenschaften der im Handel erhältlichen Gerätetypen thematisiert. Beim sogenannten Partikelschnitt ist ein Maximum an Sicherheit geboten. Gemäß der neuen DIN-Norm, die seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Anwendung kommt, bietet die Sicherheitsstufe P-7 für Papier größtmöglichen Schutz vor Datenmissbrauch. Die maximale zulässige Partikelgröße beträgt hier 5 mm². Ein DIN A4-Blatt verwandelt sich mit einem Aktenvernichter dieser Sicherheitsstufe in Minimum 12.600 Einzelteile. Damit wird die Sicherheitsstufe P-7 geheimdienstlichen Sicherheitsanforderungen gerecht. Für gewöhnliche Steuerunterlagen ist das allerdings kein Muss.

Unternehmen sollten dem Thema Datenschutz aber dennoch ihre volle Aufmerksamkeit widmen, da es laut DSGVO klare Richtlinien gibt. Befinden sich beispielsweise personenbezogene Daten auf Papier, sollte die Vernichtung nicht mit einem Schredder erfolgen, der Dokumente in Streifen zerkleinert. Für Steuerunterlagen, Gehaltsabrechnungen und Ähnliches ist die Sicherheitsstufe P-4 vorteilhaft. Für Dokumente, die der Geheimhaltung unterliegen, wie Krankenakten oder Bilanzen, ist Sicherheitsstufe P-5 ratsam.

 

Die wichtigsten Fakten zu aktuellen Sicherheitsstufen gemäß DIN 66399:

Für eine DSGVO-konforme Datenvernichtung müssen Unternehmen bereits beim Kauf von Aktenvernichtern auf die korrekte Sicherheitsstufe achten. Wird ein Dienstleister mit der Aktenvernichtung beauftragt, wird ein schriftlicher Vertrag vorausgesetzt. Ansonsten wäre der Vorgang gesetzeswidrig.